Резервы по отпускам в бухгалтерском и налоговом учете используют для накопления отпускных отчислений работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.

Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.

Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник планирует отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.

Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Типовые проводки при начислении резерва отпусков для коммерческих организаций

Операция
Дебет
Кредит

Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков	20, 25, 26, 44	96
Начислены отпускные	96	70
Выплачены начисленные суммы	70	51, 50

Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

• субъектов малого предпринимательства;
• некоммерческих организаций;
• участников проекта «Сколково».

Подробнее: какие компании попадают в категорию малых предприятий

Методики создания оценочного обязательства в бухучете

Необходимо как минимум один раз в год создать резерв на оплату отпусков по ПБУ 8/2010, пункт 15, по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете является наиболее простым для бухучета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: к примеру, работник уволится, компания примет нового сотрудника, и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование оценочного обязательства в течение всего года.

Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.

Оцените возможную сумму накоплений на будущий год и включайте эту величину равномерно:

• ежемесячно (разделив на 12);
• ежеквартально (разделив на 4).

Оценив, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков, их трудоемкость, организация вправе самостоятельно закрепить в учетной политике правила создания оценочного обязательства.

Это важно: как правильно составлять учетную политику для целей налогового учета

Налоговый учет

Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям, содержащимся в статье 324.1 НК РФ. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании.

Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете.

В этом случае в расходах тоже засчитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

• сам факт принятия решения;
• способ резервирования;
• максимальное отчисление на текущий налоговый период;
• процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

1. Определяется количество неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника.
2. Исходя из расчета средней зарплаты для резерва отпусков определяется прогнозное значение сумм отпускных.
3. Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
4. Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
5. Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

По теме: особенности проведения инвентаризация за 2022 год

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления.

Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства.

Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Пример расчета отпускного оценочного обязательства

ООО «Ppt.ru» создает оценочное обязательство на выплату отпускных. По состоянию на 31.12.2022:

• остаток начисленного ранее оценочного обязательства составляет 410 000 руб.;
• численность работников — 50 человек;
• средняя месячная зарплата — 25 000 руб.;
• количество неиспользованных отпускных дней — 450.

Пример, как формируется таблица резерва отпусков:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2022 в составе внереализационных доходов в размере:

410 000 — 39991,74 = 10068,26 руб.

Другие способы расчетов

Еще один способ, как рассчитать среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва, — расчет по каждому сотруднику отдельно. Для исчисления используйте следующую формулу:

При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.

Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении

Как рассчитать резерв отпусков на 2023 год

Резерв отпусков является важным элементом финансового учета как для коммерческих, так и для некоммерческих организаций. С его помощью можно рассчитать и распределить финансовую нагрузку на оплату отпусков сотрудникам компании за следующий год.

Существует несколько методик рассчета резерва отпусков, каждая из которых имеет свои особенности. В данной статье мы рассмотрим какие методики можно применить для рассчета резерва отпусков на 2023 год, а также какие проводки необходимо делать при формировании данного резерва.

Важно учитывать периодичность начисления отпусков и их продолжительность при выборе методики рассчета резерва, чтобы получить наиболее точный результат. Также необходимо знать какой документарный пакет нужно предоставить в налоговую службу при формировании резерва отпусков.

Как правильно рассчитать резерв отпусков на 2023 год?

Рассчет резерва отпусков на 2023 год требует знания специальной методики, которая предусматривает учет периодичности отпусков каждого сотрудника, а также средней продолжительности отпуска в организации.

Для того, чтобы делать это правильно, необходимо использовать таблицу размера отпускных авансов, которая устанавливает нормативы финансового обеспечения отпусков.

В случае коммерческих и некоммерческих организаций проводки для резерва отпусков должны сводиться к отражению соответствующих сумм в бухгалтерском балансе и отчетности.

Нередко проведение правильного рассчета и составление отчетности по резерву отпусков на 2023 год возлагается на бухгалтера организации, что требует от него высокой квалификации и знания установленных нормативов и правил локальных правовых актов.

Значение резерва отпусков

Резерв отпусков — это сумма денег, которую организация откладывает каждый год на выплату отпусков сотрудникам. Это важный инструмент бухгалтерского учета, позволяющий организации планировать и оплачивать отпуска своих сотрудников.

Какой должна быть периодичность резервирования отпусков? Обычно это делается ежегодно, в конце года. Но возможны и другие варианты — например, раз в полгода, или только при наличии достаточной прибыли.

Для рассчета резерва отпусков используют различные методики, которые зависят от специфики организации и ее политики в отношении отпусков. Однако в любом случае необходимо учитывать количество сотрудников, продолжительность отпусков и размер оплаты.

Не менее важно наличие правильных проводок в бухгалтерском учете. Например, в коммерческой организации это может быть запись об уменьшении прибыли на сумму резерва отпусков. В НКО, осуществляющих общественные работы, необходимо учесть средства, выделяемые на выплату отпусков добровольцам.

Определение сроков начисления

Определить, когда начисляются отпуска, необходимо для правильного расчета резерва отпусков на 2023 год. С этой целью необходимо изучить какой методика рассчитывается отпускное время в организации.

Как правило, срок начисления отпусков определяется коллективным договором или трудовым законодательством. Организация может самостоятельно установить срок начисления отпусков, но он не может быть менее 14 календарных дней.

• Если срок начисления определен коллективным договором, то он должен быть согласован с работниками и утвержден руководством организации.
• Если срок начисления отпусков определяется трудовым законодательством, то он зависит от стажа работы. Например, для работников с стажем менее 1 года, отпуск начисляется после 6 месяцев работы.

Для точного расчета резерва отпусков на 2023 год необходимо знать срок начисления отпусков в организации и учитывать его при проведении бухгалтерских проводок.

Методы расчета резерва отпусков

Резерв отпусков — это сумма денег, которую компании выделяют на выплату отпускных и других компенсаций работникам. Определить его можно несколькими методами, одним из которых является метод с периодичностью.

Какой это методика? Она основывается на расчете резерва на конец каждого периода (неделя, месяц, квартал и т.д.). Для этого компания должна определить ежемесячные выплаты по отпускам, а также количество сотрудников, сколько уехали в отпуск в этот период.

Другой метод расчета — это метод предыдущего года. Согласно ему, компания рассчитывает резерв на основании расходов, произведенных в предыдущем финансовом периоде.

• Третий метод — это метод балансовой задолженности, который основывается на оценке долгов компании перед сотрудниками за отпускное время, но которые еще не были оплачены.
• Четвертый метод — это метод оценки фактических затрат, который позволяет оценить реальные затраты компании на выплаты по отпускам в текущем финансовом периоде.

Расчет резерва отпусков станет более точным, если компания будет использовать несколько методов и соотнести результаты, полученные с их помощью. Это поможет предотвратить перерасход или недостаток резервных средств и обеспечить стабильность финансового положения компании.

Расчет для коммерческих организаций

Резерв отпусков для коммерческих организаций должен рассчитываться с учетом периодичности начислений и оплаты отпусков. Для этого необходимо определить, какой период времени будет учитываться при расчете резерва: год, полугодие или квартал.

Какой методика используется при расчете резерва отпусков для коммерческих организаций? В основном, используется методика прямого списания, когда каждый месяц с зарплаты сотрудника авансом удерживается определенная сумма, которая идет на формирование резерва. При начислении отпуска соответствующая сумма автоматически списывается из резерва.

Для того чтобы правильно сделать расчет резерва отпусков, необходимо знать количество сотрудников в организации, их должностные категории и количество дней, отводимых на отпуск. Также важно учитывать изменения в правовом регулировании отпусков, которые могут повлиять на расчет резерва.

Сделать расчет резерва отпусков для коммерческой организации можно при помощи специальных программ и калькуляторов или обратиться к профессионалам в области бухгалтерского учета.

Расчет для некоммерческих организаций

Некоммерческие организации рассчитывают резерв отпусков с учетом иных правил, чем коммерческие организации. Одним из основных отличий является периодичность начисления заработной платы и выплаты отпускных.

Для некоммерческих организаций, как правило, типичным является начисление заработной платы ежемесячно. Это означает, что база для расчета отпускных формируется за весь год, а не только за месяц, как в случае с коммерческими организациями.

Таким образом, методика расчета резерва отпусков для некоммерческих организаций связана с выбором соответствующего периода для расчета. Как правило, это годовой период. Также необходимо учитывать, что отпускные выплаты в некоммерческих организациях, как правило, производятся не единовременно, а по мере ухода работников в отпуск.

Итак, для расчета резерва отпусков в некоммерческих организациях необходимо выбрать годовой период для формирования базы начисления заработной платы, а также учитывать распределение отпускных выплат по мере ухода работников в отпуск.

Проводки по начислению и выплате отпусков

Для начисления отпусков необходимо использовать определенную методику и проводить соответствующие бухгалтерские проводки.

Какой именно методики использовать зависит от организации и ее внутренних правил. Однако, в любом случае необходимо учитывать отработанный период и законодательные требования по продолжительности отпуска, чтобы избежать возможных финансовых и правовых проблем.

Проводки по начислению и выплате отпусков могут включать в себя отражение начисленных отпускных дней на счете «Расчеты с сотрудниками», списание денежных средств для выплаты отпускных и формирование резерва на выплату отпусков в следующем отчетном периоде.

Важно проводить бухгалтерские проводки в соответствии с действующим законодательством и внутренними правилами организации, чтобы избежать возможных проблем и неудобств при проверках со стороны налоговых и правоохранительных органов.

Учет резерва отпусков в налоговой отчетности

Для коммерческих организаций и некоммерческих организаций (НКО) учет резерва отпусков в налоговой отчетности является обязательным. Резерв отпусков – это сумма, которую компания откладывает для выплаты отпускных сотрудникам.

Новый механизм учета резервов по отпускам в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Переход на новый механизм учета резервов:

С релиза 3.1.23.165 учет резервов подключается в Настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) флажком «Использовать резервы по оплате труда» (рис.1).

Рис. 1

В сведениях об Организации на закладке «Учетная политика и другие настройки», теперь две ссылки для настройки резервов.

До обновления: была одна ссылка «Резервы отпусков».

После обновления: ссылку переименовали, теперь она называется «Резервы отпусков (архив)», а по новому учету механизма резервов появилась отдельная настройка по ссылке «Резервы по оплате труда» (рис.2).

Рис. 2• ДО ОБНОВЛЕНИЯ НАСТРОЕН УЧЕТ РЕЗЕРВОВ.

ЧТО БУДЕТ ПОСЛЕ ОБНОВЛЕНИЯ НА РЕЛИЗ С НОВЫМ МЕХАНИЗМОМ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА РЕЗЕРВА ОТПУСКОВ.

У кого был настроен учет резервов, резервы начислялся, и при этом на 2022 год перешла «старая» настройка резервов.

Почему на этом акцентирую внимание?

Потому что не все каждый год обновляют настройки. Если ничего не поменялось и порядок расчета резерва тот же: процент отчислений в резерв, пределы резерва, то иногда настройку не обновляют на следующий год, а оставляют ту, которая была создана ранее.

У тех пользователей, которые каждый год заходили и настраивали учет резервов, даже если у них ничего не поменялось (в том числе была создана настройка на 2022 год):

• Установился флажок «Использовать резервы по оплате труда» (рис.1);
• Настройка резервов по новому механизму создалась только на 2023 год;
• На 2022 год сохранился прежний порядок начисления резервов (рис.3).

Рис. 3

ПОСЛЕ ОБНОВЛЕНИЯ ВЫ ПРОСТО ПРОВЕРЯЕТЕ:

• Настройку резервов на 2022 год (архивную). Она будет полностью совпадать с настройками резервов до обновления;
• Документ «Резервы отпусков (архив)» заполнялся до конца 2022 года.

• ЕСЛИ УЧЕТ РЕЗЕРВОВ ВЁЛСЯ, НО КАЖДЫЙ ГОД НАСТРОЙКУ НЕ СОЗДАВАЛИ, ТО:

• Флажок «Использовать резервы по оплате труда» НЕ установился;
• Настройка резервов по новому механизму создалась на год, следующий за годом последней настройки резервов до обновления.

Если до 2023 года резервы отпусков в программе не велись, а в 2023 году было принято решение учет резервов отпусков вести, то в такое случае нужно будет в Настройках расчета зарплаты установить флажок «Использовать резервы по оплате труда».

После этого в сведениях по организации появится возможность настроить резерв, но его уже можно будет настроить только по новому механизму. Ссылок на архивные настройки в этом случае уже не будет (рис.4).

  

Рис. 4Будет ссылка только на «Резервы по оплате труда» (рис.5).

 

Рис. 5

И доступен будет только документ «Резерв по оплате труда».

• НАСТРОЙКИ РЕЗЕРВА НА ОПЛАТУ ТРУДА.

В новых настройках необходимо выбрать вид резерва (рис.6) из справочника «Оценочные обязательства и резервы». Для резерва ежегодных отпусков создан предопределённый элемент, который, в отличие от других резервов (например, годовых премий) не нужно создавать ежегодно.

Рис. 6

По этой настройке будут определяться проводки при синхронизации с бухгалтерской программой.

Выбираем вид резерва – помимо отпуска доступно создание резерва годовых премий и вознаграждения за выслугу лет (рис.7).

Рис. 7

Затем идёт знакомая таблица – настройки расчета резерва для бухгалтерского и налогового учета (рис.8 и рис.9).

Рис. 8

 

Рис. 9

Обратите внимание: теперь предельную сумму отчислений в резерв можно указать только для резервов налогового учета, тогда как раньше её можно было указать и для бухгалтерского учета. После достижения этой суммы резерв в налоговом учете начисляться не будет, а в бухгалтерском продолжит.

Если для бухгалтерского учета выбран нормативный метод начисления, то и для налогового учета доступен только нормативный метод начисления.

Если же для бухгалтерского учета выбрать метод МСФО, то для налогового учета будет доступен выбор: по нормативному методу начислять резервы или также по методу МСФО (рис. 10).

Рис. 10

Теперь в настройках мы сами определяем, какие отпуска будут начисляться за счет резерва (рис.11).

Рис. 11

Обратите внимание: отпуска автоматически в настройку расчета резерва не добавляются, поэтому после создания нового вида отпуска, сюда его стоит добавить вручную.

Если для расчета резерва выбран метод МСФО, то для настроек отпуска доступно:

Редактирование формулы расчета резерва (при этом формула расчета отпуска остаётся прежней) (рис. 12);

Рис. 12

Указание, для организации в целом, списка подразделений или позиций штатного расписания будет начисляться резерв (рис. 13)

Рис. 13

Раньше в настройках присутствовал флаг «Переоценивать ежемесячно», возведя который излишне начисленные обязательства списывались, если суммы накопленного обязательства оказывались больше, чем получено по результатам расчета при определении величины обязательства каждого месяца. Теперь программа учитывает такие случаи так, словно это флаг возведён.

• НАЧИСЛЕНИЕ РЕЗЕРВА ПО ОПЛАТЕ ТРУДА.

В разделе «Зарплата» открываем журнал документов «Резервы по оплате труда» (рис. 14).

Рис. 14

По кнопке «Создать» теперь доступны четыре документа: начисление, списание, корректировка, инвентаризация (рис. 15).

Рис. 15

Для основного начисления резерва используем документ с видом «Начисление».

Так же как и раньше заполняем месяц начисления и организацию.

В шапке документа теперь выбираем вид резерва (рис. 16).

Рис. 16

Документ можно формировать в разрезе подразделений (рис. 17).

Рис. 17

В табличной части документа появились новые закладки для более детального отражения начисления резерва отпусков – закладки «Начисление» и «Взносы» (рис.18).

Рис. 18

Заполнение документа основано на «старых» данных — остатках, которые были созданы предыдущими документами, таким образом, никаких дополнительных данных вводить не надо было.

На закладки «Начисления» и «Взносы» добавлена кнопка «Показать подробности расчета», при нажатии на которую отображается информация о том, какие были использованы данные для расчета резерва (рис. 19).

Рис. 19

Из документа по кнопке «Печать» формируются две печатные формы (рис. 20) с подробностями расчета «Справка-расчет» и «Справка расчет (налоговый учет)» (доступна, если резерв формируется и в налоговом учете).

Рис. 20

• ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РЕЗЕРВОВ ОТПУСКОВ.

Раньше инвентаризация производилась автоматически в конце года, теперь для этого предназначен отдельный документ «Резерв на оплату труда» с видом «Инвентаризация». Для него предусмотрено автоматическое заполнение по кнопке «Заполнить» (рис. 21). Создавать его можно в любой момент. Инвентаризация, как и раньше, проводится по методу МСФО.

Рис. 21

• СПИСАНИЕ РЕЗЕРВОВ ОТПУСКОВ.

Документ «Резерв на оплату труда» с видом «Списание» предназначен для принудительного списания резервов отпусков. Для документа предусмотрено автоматическое заполнение уволенными и переведёнными сотрудниками (рис. 22).

Рис. 22

Обратите внимание: по уволенным сотрудником списание резервов отпусков производится в документе «Резерв на оплату труда» с видом «Начисление».

• КОРРЕКТИРОВКА РЕЗЕРВОВ ОТПУСКОВ.

Документ «Резерв на оплату труда» с видом «Корректировка» предназначен для корректировки резервов отпусков. Реализация такой функции была и в старом механизме, для этого предназначался переключатель «Корректировка остатков».

Резерв на оплату отпусков. Учёт и бухгалтерские проводки

Резерв на оплату отпусков – это обязательство оценочного характера. Предполагает создание источника выплаты средств, который будет применен в будущем. Из резерва делаются выплаты различным сотрудникам на отпуск, а также оплачиваются взносы во внебюджетные фонды.

Что такое резерв?

Резерв должен создаваться всеми предприятиями, которые не находятся на упрощенной системе налогообложения. Это признание своих обязательств по выплате отпускных. Цель создания резерва – фиксирование обязательств компании на конкретный отчетный период. Резерв образуется в следующие периоды:

• на последнее число месячного периода;
• на последнее число квартального периода;
• если предприятие создает только годовую отчетность, резерв формируется на 31 декабря.

Дата создания должна быть прописана в учетной политике организации.

ИНТЕРЕСНО! До 2011 года формирование резерва являлось добровольной мерой предприятия. Создавался он с целью равномерного списания всех трат. Правила создания содержались в пункте 72 Положения по бухгалтерскому учёту (БУ). Однако в январе 2011 года данное положение утратило свою юридическую силу. Его заменили оценочные обязательства. Они зафиксированы в Правилах БУ 8/2010.

Особенности создания резерва

Особенности создания резерва описаны в положении, указанном в Правилах БУ от 8/2010. Однако в нем не указан перечень трат, которые можно отнести к оценочным обязательствам. Согласно пункту 5 ПБУ, обязательство будет отражено в учете при наличии следующих обстоятельств:

1. Компания имеет обязательства, которые появились в прошедшем времени. Признаны будут они только в том случае, если избежать обязательств не получится или есть большой риск их возникновения. К примеру, организация взяла кредит в банковском учреждении, избежать выплаты по которому не получится. Следовательно, это оценочное обязательство. К данному определению также относятся отпускные. Выплата их – обязанность предприятия. Избежать оплаты отпускных также не выйдет. Даже если сотрудник увольняется, при его расчете выплаты по отпускам также будут учитываться.
2. Выполнение обязательств предприятием предполагает уменьшение финансовых выгод.
3. Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат известен. В случаях с отпускными размер выплат можно подсчитать. Он будет зависеть от количества сотрудников, размера их зарплат.

Очевидно, что отпускные траты относятся к оценочным обязательствам. Они соответствуют всем заявленным признакам. То есть, они должны быть отражены в бухучете.

ВАЖНО! Данное правило актуально для всех компаний. Исключение – предприятия, которые выбрали упрощенную систему налогообложения.

В законе отсутствуют пошаговые алгоритмы по расчету размера отпускных резервов. Определяются они в самостоятельном порядке самим предприятием. Нужно зафиксировать созданные правила в учетной политике. Размер резерва рассчитывается в зависимости от следующих показателей:

• объем отпускных;
• размер страховых взносов, которые выплачиваются с отпускных.

ВАЖНО! Источником прибылей некоторых компаний являются сезонные работы. В этом случае расчет отпускных происходит по особой системе. Предполагается, что сотрудники будут работать только один сезон. Остальное время считается отпускным. Поэтому фиксировать резерв, в данном случае, рекомендуется ежемесячно.

Инвентаризация резерва

Рассмотрим ситуацию, при которой предприятие формирует резерв ежегодно. То есть, в течение всего года бухгалтер не вносит никаких корректировок. Однако изменения необходимы в связи со следующими обстоятельствами:

• увольнение сотрудников;
• прием на работу новых специалистов.

Отчисления в резерв зависят именно от фактических трат. Требуется закладывать в него отпускные для новых работников, убирать траты на уволенных сотрудников.

В связи со всеми перечисленными обстоятельствами бюджет на конец года может не соответствовать фактическим тратам. Иногда выплаты по отпускным превышают бюджет, в других случаях средства резерва остаются после всех выплат.

На этот случай имеется статья 324.1 Налогового Кодекса РФ. В ней указаны необходимые действия компании, касающиеся осуществления инвентаризации резерва. В процессе инвентаризации сумма фактических трат сравнивается со средствами по резерву.

ВАЖНО! Если фактические траты превышают средства, начисленные по резерву, то средства будут выделяться из расходов по оплате труда. Полученные средства должны соответствовать разнице на 31 декабря. Если резерв превысил фактические издержки, «остаток» можно внести в резерв на следующий год.

Примеры проводок

Оценочные обязательства фиксируются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Для формирования резерва открывается субсчет. Рассмотрим примеры проводок:

• ДТ 20, 25, 44 КТ 96 (субсчет «Резерв на выплату отпусков). Пояснение: формирование резерва.
• ДТ 96 КТ 70. Пояснение: начисление отпускных или компенсационных выплат за отпуск, который не был использован.
• ДТ 96 КТ 69. Пояснение: производилась уплата страховых взносов по отпускным.

В том случае, если резерва не достаточно на все имеющиеся выплаты, то начисление отпускных происходит в стандартном порядке. Его особенности указаны в пункте 21 ПБУ. В данной ситуации актуальны следующие проводки:

• ДТ 20, 25-26 КТ 70. Пояснение: начисление отпускных.
• ДТ 20, 25-26, 44 КТ 69. Пояснение: произошло начисление страховых взносов.

То есть, в этом случае не будет создаваться субсчет.

Особенности налогового учета

Формирование резерва в налоговом учете – это не обязанность предприятия. Создавать его можно в добровольном порядке. Данное правило указано в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ. Если было принято решение о создании резерва, нужно прописать его в учетной политике. В частности, нужно указать следующие пункты:

• метод резервирования;
• максимальная сумма начислений;
• процент, который помещается в резерв каждый месяц.

Для отражения объема ежемесячных начислений необходимо создать соответствующий расчет. Данная мера является обязательной для всех организаций. Процент начислений – это соотношение годовой суммы трат на отпускные к годовой сумме трат на зарплату.

ВНИМАНИЕ! Выплаты сотрудникам, которые работают на основании гражданско-правового характера, не учитываются в резерве. Связано это с тем, что данным сотрудникам отпуск не предоставляется. К гражданско-правовым договорам относятся, к примеру, договоры подряда. Однако учитывать в резерве нужно траты на дополнительный отпуск. Правило указано в письме Минфина.

Обо всём — кратко

• Резерв на оплату отпусков фиксируется в бухучете при помощи специальных проводок.
• Создание резерва – обязательная мера для всех предприятий, которые не находятся на упрощенной системе налогообложения.
• Однако в налоговом учете фиксировать резерв не обязательно. Это добровольная мера предприятия.
• Траты на отпускные относятся к оценочным обязательствам, так как они обладают всеми признаками ОО: неизбежность расходов, возможность подсчитать их примерный размер.

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

В программе реализован учет оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков, а также проведение их инвентаризации по итогам года с целью их передачи в бухгалтерскую программу.

Настройка формирования оценочных обязательств (резервов) производится для конкретной организации в разделе Настройка — Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Резервы отпусков.

В бухгалтерском учете поддерживаются две методики формирования оценочных обязательств по отпускам:

• Нормативный метод, предусмотренный статьей 324.1 НК РФ — расчет процентом от ФОТ. Для расчета величины оценочного обязательства умножается процент, рассчитанный заранее и отраженный в учетной политике организации, на сумму фактических начислений (ФОТ начислений, входящих в базу расчета среднего заработка для отпусков), страховых взносов и взносов НСиПЗ с этих начислений текущего месяца с учетом предельной суммы отчислений в год, после достижения которой обязательство не формируется
• Метод обязательств (МСФО), предусмотренный МСФО 37 — расчет по остаткам отпусков. Величина оценочного обязательства рассчитывается как разница между исчисленной и накопленной суммами обязательств. Исчисленная сумма обязательства — это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц, т.е. эта сумма получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца. Накопленная сумма обязательства — разница между накопленной ранее суммой обязательства (исчисленной суммой обязательства за прошлый месяц) и суммой фактически начисленных отпускных в текущем месяце. Величина страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательства рассчитывается по такому же алгоритму, что и оценочное обязательство, но только в отношении взносов, и исчисленные суммы взносов рассчитываются процентом по взносам от исчисленной суммы оценочного обязательства.

В налоговом учете (по налогу на прибыль) поддерживается только нормативный метод формирования резервов отпусков в соответствии со статьей 324.1 НК РФ, согласно которой налогоплательщик имеет право принять решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков сотрудников.

Начисление оценочных обязательств (резервов) по отпускам за месяц производится с помощью документа Резервы отпусков (Зарплата — Резервы отпусков).

Его ввод предполагается ПОСЛЕ начисления зарплаты за месяц (Зарплата — Начисление зарплаты и взносов) и формирования документа Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата — Отражение зарплаты в бухучете).

Обязательства (резервы) формируются исходя из сумм начислений, страховых взносов, взносов НСиПЗ и выплат за счет обязательств (резервов) в текущем месяце. Документ Резервы отпусков содержит три закладки:

• на закладке Обязательства и резервы текущего месяца произведенные начисления отображаются в разрезе подразделений и способов отражения. Эти данные предназначены для передачи в бухгалтерскую программу (для формирования проводок)
• на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам произведенные начисления отображаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Эти данные могут использоваться для контроля итоговых сумм
• на закладке Расчет обязательств и резервов по отпускам отображаются данные, исходя из которых в документе произведен расчет обязательств (резервов). Состав используемых при расчете данных зависит от того, какая методика формирования оценочных обязательств (резервов) была выбрана в настройках. Алгоритм расчета отражается в колонках Исчислено, Накоплено, Зачтено.

Инвентаризация выполняется автоматически также с помощью документа Резервы отпусков, вводимом за декабрь месяц.

При инвентаризации расчет оценочных обязательств (резервов) производится по одному принципу — исходя из накопленных дней отпуска независимо от используемой методики.

Алгоритм инвентаризации практически совпадает с алгоритмом ежемесячного расчета обязательств по методике МСФО и состоит в следующем:

Доначисление или списание обязательства (резерва):

• Определяется количество неиспользованных дней отпуска.
• Определяется средний заработок (как при расчете отпускных).
• Умножением дней на средний заработок получается сумма обязательства (БУ). При этом сумма резерва (НУ) отдельно не рассчитывается, т.к. является тем же значением, что и сумма обязательства.
• Производится сравнение с накопленной суммой и определяется результат (доначисление или списание).
• Доначисление или списание страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательства (резерва):
• Определяется эффективная ставка взносов по году в целом по каждому виду взносов отдельно:
• определяется облагаемая взносами база сотрудника за год
• определяется сумма исчисленных взносов за год
• рассчитывается ставка взноса как соотношение суммы взноса за год и облагаемой базы за год.
• Сумма обязательства умножается на ставку — получается расчетная сумма взноса обязательства.
• Полученные величины взносов суммируются, при этом сумма взносов резерва (НУ) отдельно не рассчитывается, т.к. является тем же значением, что и сумма взносов обязательства.
• Производится сравнение с накопленной суммой по взносам и определяется результат (доначисление или списание).

Реализована синхронизация данными о сформированных оценочных обязательствах (резервов) с программой Бухгалтерия 3.0, начиная с ее версии 3.0.39.

При этом данные о начисленных оценочных обязательствах (резервах) в бухгалтерской программе формируются в одноименный документ, в проводках которого суммы признаваемых оценочных обязательств (резервов) отражаются по дебету на тех же счетах затрат, что и суммы ФОТ, составивших базу оценочного обязательства, а по кредиту на субсчетах счета 96 Резервы предстоящих расходов:

• 96.01.1 Оценочные обязательства по вознаграждениям — учитывается сумма самого обязательства (резерва)
• 96.01.2 Оценочные обязательства по страховым взносам — учитывается сумма страховых взносов и взносов НСиПЗ, исчисленных на сумму обязательства (резерва).

Если методика расчета оценочных обязательств и резервов отличается, то ежемесячно будут возникать вычитаемые или налогооблагаемые временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учета.

Для формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств и резервов в документе Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата — Отражение зарплаты в бухучете) реализованы виды операций, по которым автоматически отражаются ежегодные отпуска и их компенсации:

Вид операции	Назначение	Отражение в учете по Дт	Использование при формировании оценочных обязательств (БУ)	Использование при формировании резервов (НУ)
Ежегодный отпуск	Для отражения суммы отпускных, для которых накопленных ранее сумм обязательств (резервов) оказалось недостаточно	Дт счет затрат	Да	Нет
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств	Для отражения суммы отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных в бухгалтерском учете сумм обязательств	В БУ — Дт субсчет счета 96, в НУ — Дт счет затрат	Да	Нет
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов	Для отражения суммы отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных в бухгалтерском учете сумм обязательств и накопленных в налоговом учете сумм резервов	Дт субсчет счета 96	Да	Да
Ежегодный отпуск за счет резервов	Для отражения суммы отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных в налоговом учете сумм резервов	В БУ — Дт счет затрат, в НУ — Дт субсчет счета 96	Да	Да
Компенсация ежегодного отпуска	Для отражения суммы компенсации ежегодного отпуска, для которой накопленных ранее сумм обязательств (резервов) оказалось недостаточно	Дт счет затрат	Да	Да
Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств	Для отражения суммы компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счет ранее накопленных в бухгалтерском учете сумм обязательств	В БУ — Дт субсчет счета 96, в НУ — Дт счет затрат	Да	Да

По результатам инвентаризации суммы излишне начисленных обязательств и резервов отражаются на счете 91.01 Прочие доходы.

Признание оценочных обязательств (резервов) нормативным методом

Пример

Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ) в бухгалтерском и налоговом учете. Предельная величина, до достижения которой будут начисляться обязательства и резервы, составляет 1000000 руб. в год.

За январь 2021 г. сотрудникам ООО Конфетпром начислено по окладу — 145000 руб., страховые взносы — 43500 руб., взносы НСиПЗ — 290 руб. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков за январь 2021 г.

Настройка учета оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков в организации производится в настройке учетной политики организации (Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы отпусков.

В связи с тем, что организация формирует оценочные обязательства (резервы) нормативным методом (выбран соответствующий переключатель), необходимо установить: процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов, который задается в поле Размер отчислений % от ФОТ, а в поле Предельная величина — предельную величину, до достижения которой будут начисляться оценочные обязательства (резервы).

Начисление оценочных обязательств (резервов) по отпускам за месяц производится после начисления зарплаты и формирования проводок за месяц с помощью документа Резервы отпусков.

• Зарплата — Резервы отпусков.
• Создать.
• В поле Месяц укажите месяц начисления оценочных обязательств (резервов) (по умолчанию текущий месяц).
• Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по которой производится начисление оценочных обязательств (резервов) по отпускам.
• В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
• После произведенной синхронизации данных с бухгалтерской программой и проведения загруженного в программу документа Начисление оценочных обязательств по отпускам будет установлен флаг Отражено в бухучете пользователем, а поле, расположенное рядом, будет заполнено пользователем, который сформировал проводки в результате проведения документа.
• В поле Операция выберите вид операции начисления оценочных обязательств (резервов) по отпускам — Расчет текущего месяца или Корректировка остатков. В нашем примере будет произведен автоматический расчет оценочных обязательств (резервов), что соответствует виду операции Расчет текущего месяца (установлен по умолчанию). Вид операции Корректировка остатков выберите, если оценочные обязательства (резервы) будут введены вручную в табличную часть документа.
• Нажмите на кнопку Заполнить. На закладке Расчет обязательств и резервов по отпускам при нормативном методе расчет по сотрудникам производится следующим образом:
• сумма обязательства (резерва) в колонке Сумма обязательства (резерва) определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму фактических начислений текущего месяца (ФОТ начислений, входящих в базу расчета среднего заработка для отпусков)
• сумма страховых взносов (кроме травматизма) с обязательства (резерва) в колонке Страховые взносы обязательства (резерва) определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму начисленных страховых взносов (кроме травматизма) за текущий месяц
• сумма взносов НСиПЗ с обязательства (резерва) в колонке Взносы в ФСС НС и ПЗ обязательства (резерва) определяется путем умножения ежемесячного процента отчислений от ФОТ на сумму начисленных взносов НСиПЗ за текущий месяц.

Получившиеся значения отражаются в колонках Исчислено.

В колонках Накоплено отражается разница между накопленными ранее суммами обязательства (резерва), страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательства (резерва) (данные суммы можно получить в документе Резервы отпусков за прошлый месяц путем сложения сумм из колонок Накоплено и Зачтено) и суммами фактически начисленных отпускных за счет оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с отпускных за счет оценочных обязательств (резервов) в текущем месяце (данные суммы можно посмотреть в документе Отражение зарплаты в бухучете за текущий месяц на закладке Выплата отпусков за счет оценочных обязательств). В нашем примере колонки Накоплено пустые, т.к. формирование оценочных обязательств (резервов) в организации производится с января 2021 г. и в текущем месяце в организации не было фактически начисленных отпускных. Значения в колонках Зачтено совпадает со значениями в колонках Исчислено.

Получившийся результат из колонок Зачтено по оценочным обязательствам (резервам), страховым взносам и взносам НСиПЗ с обязательств (резервов) отражается в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам.

А итоговые значения сумм обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательств (резервов), по которым далее в бухгалтерской программе будут формироваться проводки, отражаются в разрезе подразделений и способов отражения на закладке Обязательства и резервы текущего месяца, и за январь 2021 г. составляют: с выплат в пользу сотрудников администрации: 65000,00 руб. * 10,00%. + 1950,00 руб. + 13,00 руб. = 8463,00 руб. — отражаются по дебету счета 20.01.

В результате произведенной синхронизации с бухгалтерской программой и проведения загруженного в бухгалтерскую программу документа Резервы отпусков будут сформированы следующие проводки:

• по положительным суммам (доначислениям) (как в нашем примере):
• Дт счет затрат Кт 96.01.1 — начисление обязательств по предстоящим отпускам
• Дт счет затрат Кт 96.01.2 — начисление страховых взносов с обязательств по предстоящим отпускам и в ФСС от НС и ПЗ
• Дт счет затрат Кт 96.01.2 — начисление страховых взносов в в ФСС от НС и ПЗ с обязательств по предстоящим отпускам.
• по отрицательным суммам (списаниям), например, в случае отрицательной суммы фактических начислений текущего месяца:
• Дт 96.01.1 Кт 91.01 — списание оценочных обязательств (резервов)
• Дт 96.01.2 Кт 91.01 — списание страховых взносов и взносов НСиПЗ с обязательств (резервов).

Признание оценочных обязательств методом обязательств (МСФО)

Пример

Организация ведет учет оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков в бухгалтерском учете методом обязательств (МСФО), а учет резервов в налоговом учете не ведет. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков сотруднице Боровой А.Н.:

• за январь 2021 г., если в январе сотруднице начислено по окладу — 70000,00 руб., страховые взносы — 21000,00 руб., взносы НСиПЗ — 140,00 руб., остаток дней отпуска на 31.01.2021 составляет 18,67 дней, а средний заработок для оплаты отпусков на конец января — 2389,08 руб.