Кадры – один из главных ресурсов любого бизнеса. Часто индивидуальные предприниматели начинают деятельность самостоятельно, без привлечения работников. Но если говорить о настоящем предпринимательском успехе, то добиться его в одиночку очень сложно. Может ли ИП нанимать работников? Есть ли здесь какие-то ограничения?

Кто может быть работодателем

Работодателями в трудовых отношениях могут быть как юридические, так и физические лица. Причём Трудовой кодекс различает обычное физическое лицо и индивидуального предпринимателя, наделяя их разными правами и обязанностями. 

Так, обычное физлицо может заключить трудовой договор с домашним персоналом или с другим исполнителем в целях личного обслуживания. Однако заносить запись о приёме на работу в трудовую книжку такой работодатель не имеет права. До 2006 года этого права не было и у предпринимателей, поэтому и возникал вопрос: «Может ли ИП нанимать работников»?

В 2023 году ответ на этот вопрос, конечно, положительный. Принимая сотрудника на работу в ИП, предприниматель несёт те же самые обязанности работодателя, что и организация, за небольшим исключением. Например, выплачивать компенсацию по сокращению штата обязаны только работодатели-юридические лица.

Обязанности работодателя

Знать про обязанности работодателя желательно еще до того, как ИП принять на работу сотрудника. Трудовое законодательство РФ достаточно жёсткое и больше направлено на защиту работников, чем на интересы бизнеса.

ИП с наёмными работниками должен:

• заключить письменный трудовой договор;
• довести до работника информацию о его должностных обязанностях и ознакомить с локальными трудовыми актами;
• создать безопасное рабочее место и обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовой функции;
• выплачивать заработную плату не реже двух раз в месяц;
• за свой счёт перечислять страховые взносы за работника и предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск;
• своевременно удерживать НДФЛ с зарплаты и других выплат персоналу и перечислять налог в бюджет;
• сдавать отчётность по работникам в ИФНС и фонды;
• вести кадровую документацию.

Чтобы снизить административную и финансовую нагрузку, некоторые ИП с работниками стремятся вместо трудового договора заключать договор ГПХ. По такому договору отношения сторон переходят из трудовых в гражданско-правовую плоскость.

Заказчик в этом случае платит за исполнителя меньше страховых взносов, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не оплачивает отпуск, не обязан создавать условия труда и т.д. Иногда это действительно оправдано. Например, вам в бизнесе требуется какая-то разовая услуга или определённый объём работ. Нанимать работника в штат в этом случае необязательно.

Но учитывайте, что госорганы (ИФНС, фонды, трудовая инспекция) могут проверить, были ли у вас основания заключить договор ГПХ. В статье 5.27 КоАП РФ есть даже специальная санкция за заключение гражданско-правового договора при наличии фактических трудовых отношений. Для ИП это штраф на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.

Сколько работников может быть у предпринимателя

Сколько человек разрешено нанимать ИП с работниками в 2023 году? На этот вопрос можно получить очень разные ответы, чаще всего называют 100 человек. На самом деле ограничения по количеству работников связаны не с организационно-правовой формой работодателя (ИП или ООО), а с выбранным налоговым режимом.

Если предприниматель работает на УСН, то нанимать он может не больше 130 человек, а на автоматизированной упрощёнке всего 5 человек. На ПСН — не более 15 работников по среднесписочной численности.

Рыболовецкие производства на ЕСХН могут принять до 300 человек.

А для тех, кто выбрал общую систему налогообложения, ограничений по персоналу нет, поэтому теоретически среднесписочная численность у ИП с работниками может быть любой.

Кроме того, если предприниматель претендует на государственную поддержку субъектов малого и среднего бизнеса, то количество работников тоже имеет значение. Микропредприятие может иметь не более 15 сотрудников, малое предприятие — не более 100 человек, а численность среднего предприятия не должна превышать 250 работников.

Надо ли оформлять на работу родственников ИП

Должен ли предприниматель оформлять договор, если у него работают родственники? Здесь всё зависит от характера отношений. Понятия семейного бизнеса для ИП нет, даже если речь идет о супругах, имеющих общий бюджет.

Если это действительно нерегулярная помощь, за которую предприниматель не платит, то здесь можно применять статью 37 Конституции РФ. Согласно этой норме каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, в том числе, оказывать кому-то услуги или выполнять работы безвозмездно.

Но чаще всего под якобы безвозмездной помощью родственников скрываются всё-таки трудовые отношения, имеющие регулярный характер, предполагающие выполнение конкретных обязанностей и получение определённого вознаграждения.

Даже если вы заключите письменный договор безвозмездного оказания услуг, решать, есть ли здесь признаки трудовых отношений, будет суд.

ФНС и Роструд при обнаружении неоформленного работника, конечно, настаивают на том, что это нарушение трудового законодательства и прав самого сотрудника.

Положительная судебная практика по вопросу привлечения к ответственности работодателя-ИП имеется, но разбирательство в суде будет тщательным.

Таким образом, деятельность ИП с работниками, которые являются его родственниками, тоже подпадает под нормы трудового законодательства. Кроме того, не забывайте, что неоформленный вами родственник не будет иметь трудового стажа и пенсионных накоплений. Будете ли вы за свой счет содержать его в пожилом возрасте? Не лучше ли заключить трудовой договор и обеспечить ему получение пенсии?

Как оформить работника ИП

А теперь краткая инструкция о том, как ИП принять на работу сотрудника. Оформление работника в 2023 году происходит по нормам Трудового кодекса.

1. В течение трёх рабочих дней с начала работы подготовьте и подпишите трудовой договор с работником. Под роспись ознакомьте сотрудника с локальными трудовыми актами, действующими на вашем предприятии. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, положение о порядке обработки персональных данных, положение об оплате труда и др. Если у вас меньше 15 работников, то вы относитесь к микропредприятию, поэтому вправе заключить типовой договор, утверждённый Правительством РФ. Этот договор составлен с учётом всех требований ТК РФ и заменяет многие локальные акты.
2. Издайте приказ о приеме работника по форме № Т-1 и оформите личную карточку по форме №Т-2. Все типовые кадровые формы можно скачать на портале Роструда.
3. Внесите соответствующую запись в трудовую книжку. Оформление сотрудника в 2023 году уже не требует обязательной печати ИП, но если вы её используете, то в трудовой книжке можно проставить штамп.
4. Если это ваш первый договор с работником, то в течение 30 дней после его заключения встаньте на учёт в ФСС в качестве работодателя. Самостоятельно регистрироваться в фонде работодателям не требуется. Информацию о страхователях в Пенсионный фонд передаёт налоговая инспекция, где вы стоите на учёте.
5. Ознакомьте работника с его обязанностями и создайте условия, необходимые для их выполнения.

Бесплатная консультация по налогообложению

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Как правильно ИП принять на работу сотрудника? | Правила приема работника к предпринимателю — Контур.Бухгалтерия

При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:

• Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
• Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
• Регистрируется в СФР как работодатель, если заключил договор ГПХ с подрядчиком.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретную работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка.

Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в электронной трудовой книжке и бумажной при наличии, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачивает взносы в ФНС и ФСС.

Работодатель гарантирует работнику  зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.

ИП-субъект малого предпринимательства может заключить с сотрудником срочный трудовой договор, если он на это согласится.

Обычно для этого нужно дополнительно учитывать характер работы и условия ее выполнения, но от малого бизнеса такого не требуют (ч. 2 ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Это право есть у ИП с численностью сотрудников меньше 35 человек включительно, а у бизнесменов из розницы и бытового обслуживания — до 20 человек.

Плюс срочного трудового для работодателя в том, что сотрудника гораздо проще уволить и при этом не нужно будет платить компенсации.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон.

Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса.

ИП может заключить с работником договор:

• подряда;
• агентирования;
• поручения;
• комиссии;
• возмездного оказания услуг.

Прием сотрудника и оформление документов

При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.

1. Запросите у работника список документов:

• Паспорт.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р или СТД-СФР) от прошлого работодателя.
• Страховое свидетельство — СНИЛС.
• Документы воинского учета.
• Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу

Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму. 

3. Подпишите с работником трудовой договор

Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию.

Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии.

Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами. 

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу (по желанию)

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ. 

Важно! С ноября 2021 года приказ оформлять не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Его заменяет трудовой договор. Знакомить сотрудника с приказом под подпись тоже больше не придется.

5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».

6. Сделайте запись в трудовой книжке

Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование ИП.

В табличной части в графе 2 — дата приема на работу, и в графе 1 — порядковый номер записи.

В графе 3 сделайте запись о приеме на работу и назначении на должность, а в графе 4 укажите дату документа-основания: трудового договора или приказа.

Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель не заводит ему бумажную трудовую книжку, а просто подает в СФР форму ЕФС-1 о приеме сотрудника. Аналогично с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых книжек еще у прошлого работодателя.

7. Подайте форму ЕФС-1 о трудоустройстве

Подайте в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (Раздел 1.1 формы ЕФС-1). Это нужно сделать и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку, и для тех, кто полностью перешел на электронный формат.

Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или оформления приказа (распоряжения) о приеме. Документ будет ждать ПФР по месту регистрации ИП.

Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в СФР 

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем. До 2023 года он должен был зарегистрироваться в бывшем Фонде социального страхования в течение 30 дней. С работниками на ГПХ регистрация была нужна только в случае, если за сотрудника платились взносы на травматизм. 

С 2023 года при заключении трудовых договоров регистрироваться в СФР не нужно: фонд сам узнает из формы ЕФС-1, что ИП стал работодателем.

Заявление на регистрацию в фонде понадобится, только если ИП заключил с подрядчиком договор ГПХ и в нем есть условие об уплате взносов на травматизм (подп. 4 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Тогда предприниматель должен отправить в СФР документы:

• заявление о постановке на учет (форма из приложения № 1 к административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 214(;
• копия договора ГПХ, в котором прописана обязанность платить взносы на травматизм;
• копия своего паспорта.

Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽, если больше трех месяцев — 10 000 ₽.

Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!

Какие отчеты при приеме на работу нового сотрудника сдавать

Из нашей статьи вы узнаете:

При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.

Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году

На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.

При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:

• титульный лист;
• подраздел 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.

Скачать форму ЕФС-1

Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.

Скачать форму «Сведения о застрахованном лице»

Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году

Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.

Кадровое событие Срок сдачи

Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора

«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

Укажите на титульном листе информацию об организации:

• регистрационный номер в СФР (ПФР);
• сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
• ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
• основной ОКВЭД организации;
• ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
• телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
• электронный адрес организации.

Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.

Графа Информация

1	Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания
2	Дата кадрового мероприятия по приказу
3	Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ»)
4	Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют)
5	Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей.
6	Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий
7	Заполняется только при увольнении
8
9
10
11	Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок

В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:

Код Вид договора

ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	договор авторского заказа
ДОИП	договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

В какой форме сдавать ефс-1

Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.

«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»

Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.

Отчёт состоит из семи блоков:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
• информация о документе, удостоверяющем личность;
• данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
• прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
• информация об адресе регистрации;
• информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
• сведения о способе выплаты пособия.

В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.

Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.

Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.

Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу

За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.

За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.

За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.

За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Ип нанимает сотрудника в 2023 году: какие нужны документы

Если индивидуальные предприниматель нанимает сотрудника, то сразу же превращается в работодателя, а это уже другие требования для документов и отчетов. Рассказываем, что нужно оформить при найме работников. 

Это нужно, чтобы прописать и закрепить условия работы, заработную плату, график и другие условия сотрудничества. Обычно подписывают два экземпляра: для сотрудника и работодателя.

Для заключения трудового договора нужно взять у сотрудника:

• Паспортные данные
• СНИЛС
• ИНН
• Трудовую книжку (при наличии)
• Военный билет (для мужчин)
• Выписку СТД-Р или СТД-ПФР (для тех, у кого нет трудовой книжки или для тех, кто перешел на электронную).

Кроме этого, работодатель имеет право запросить дополнительные документы. Например, диплом об образовании, медицинскую книжку или справку об отсутствии судимостей.

Трудовой кодекс разрешает нанимать сотрудников на испытательный срок на 3 месяца. Для руководителей и главбухов этот срок можно продлить до 6 месяцев. В это время можно платить меньше и предупреждать об увольнении за 3 дня, а не за 2 недели. Но трудовой договор все равно нужно заключать.

Если нанимать сотрудников без трудового договора, то ИП может получить штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Если контролирующие органы снова найдут нарушение, то штраф увеличится.

Этот документ заводят для того, чтобы понять, сколько человек работает на ИП и какую работу они выполняют. Себя в качестве работника указывать не нужно. Обычно используют стандартную форму Т-3, в которой прописывают:

• Название отдела.
• Должность.
• Оклад.
• Надбавки.
• Месячная зарплата.

Штатное расписание — это документ, который нужно обязательно оформлять, если есть наемные сотрудники.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

С октября 2021 года работодатели могут не издавать приказ о приеме на работу. Достаточно будет оформления трудового договора. Если есть необходимость для этого, то можно использовать стандартную форму или использовать свою.

Это нужно сделать, если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он не писал отказ в пользу электронной. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то все сведения теперь собираются в электронном виде.

Это обязательное условие при приеме всех сотрудников. На следующий день нужно отправить сведения о трудовой деятельности в рамках отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности»).

Это тоже необязательное условие и работодатель заполняет карточку по желанию. В ней прописывают основную информацию о сотруднике. Например, ФИО и паспортные данные. Для этого есть стандартная форма Т-2.

Сумма зарплаты не должна быть меньше, чем МРОТ. В 2023 году это 16 242 рубля. Бывает, что региональный МРОТ больше федерального показателя. Тогда ИП должен ориентироваться на региональный размер МРОТ.

Читайте нашу статью про МРОТ в 2023 году. 

ИП должен отправлять отчеты за сотрудников в ФНС:

• Расчет 6-НДФЛ. До 25 апреля, июля, октября. До 25 февраля следующего года по итогам года.
• Расчет по страховым взносам. До 25 апреля, июля, октября, января
• Персонифицированные сведения о физических лицах. 1 раз в месяц до 25 числа.

Остальные отчеты сдают в СФР. В нашей статье можно прочитать, когда и как это сделать.

Оформление сотрудников на работу: документация и нюансы

Работодатель имеет право привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами:

• по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
• в рамках трудовых отношений.

Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.

Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Верховный суд относит к характерным признакам трудовых отношений, например:

• личное выполнение работником определенной трудовой функции под контролем работодателя;
• подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, графику сменности;
• выполнение работы по определенной специальности, или должности.

Подробнее: п. 17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. Трудовые отношения с исполнителем по договору ГПХ могут быть признаны самим заказчиком или в судебном порядке. 

Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:

• если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
• с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).

За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.

Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Попробовать

По общему правилу работодатель может принимать на работу лиц, которым исполнилось 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения — смотрите таблицу.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Вид работы Возраст для приема на работу

Организации кинематографии, театральные, концертные организации, цирк, а также на работу спортсменом	До 14-ти лет, с письменного разрешения органов опеки и одного из родителей (опекунов). Договор подписывается одним из законных представителей ребенка
Легкий труд, не причиняющий вреда здоровью и ущерба образовательному процессу	14 лет, с письменного согласия органов опеки и родителей
Легкий труд, не причиняющий вреда здоровью	15 лет
Работа: для иностранных граждан; с вредными и опасными факторами; подземные работы; деятельность, где запрещен труд несовершеннолетних; вахта; в религиозных организациях; игорный бизнес, ночные клубы; работа с табачными изделиями, алкоголем, наркотическими препаратами, материалами эротического содержания; совместительство; аварийно-спасательные работы; ведомственная охрана; подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм	18 лет
Работы, связанные с химическим оружием	20 лет

Кроме возрастных ограничений для трудоустройства, есть гендерные. В трудовом законодательстве определен перечень работ, на которых нельзя использовать женский труд (Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н). Это, например, подземная добыча нефти; работа со свинцом и его соединениями. Также запрещается привлекать женщин на подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм.

Иностранцы не могут занимать отдельные должности или работать в определенных организациях. Например, трудиться на атомных станциях (ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 125-ФЗ, перечень по Постановлению Правительства РФ от 11.10.2002 № 755).

Кадровик перед оформлением кандидата на вакансию должен учесть существующие ограничения по виду работ, профессии, должности. Если соискатель попадает под запреты, то его нельзя принимать на работу по трудовому договору.

Отказ в трудоустройстве кандидату, которого нельзя принять из-за законодательных ограничений, считается отказом из-за несоответствия деловых качеств работника. Он не нарушает трудовое законодательство (ст. 64 ТК РФ).

Будущий работник представляет работодателю для заключения трудового договора:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы;
• СНИЛС, в том числе электронный.

Эти три документа кадровик должен получить у любого кандидата на трудоустройство (ст. 65 ТК РФ). Исключение — совместители. Им для трудоустройства нужен только паспорт.

Если у соискателя нет СНИЛС, то работодатель сам направляет сведения в СФР для его оформления. Также кадровик оформляет дубликат бумажной трудовой книжки, если кандидат не подавал заявление на электронную, а сама книжка утеряна или испорчена. Для тех, кто впервые поступает на работу в 2023 году, формируются цифровые сведения о трудовой деятельности.  

В зависимости от должности или категории работника, соискатель предъявляет другие документы:

• справку об отсутствии судимости, если такое условие необходимо для занятия определенной должности по законодательству — например, педагогам, сотрудникам правоохранительных органов;
• документы об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, если для работы нужны специальные знания или специальная подготовка;
• документы воинского учета, если кандидат относится к военнообязанным и подлежащим призыву на военную службу;
• разрешение на работу или патент, вид на жительство — для иностранных граждан;
• медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы или документ о прохождении медосмотра, медицинская книжка — для ряда работ, профессий и должностей есть требования об их наличии;
• согласие органов опеки и одного из родителей — при приеме на работу лиц до 15-ти лет;
• индивидуальную программу реабилитации и абилитации (ИПРА) — при трудоустройстве инвалида;
• справку о характере работы по основному месту работы — при приеме совместителя на работу с вредными и опасными условиями труда.

В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник. Однако работодатель не может требовать то, что не предусмотрено законом. Например, водительские права, если трудовая функция не связана с управлением транспортным средством.

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Узнать больше

Шаг 1. Получить от кандидата заявление о приеме на работу. В 2023 году это необязательный документ, кроме случая приема на подземные работы. Заявление составляется в свободной форме или по образцу, принятому у работодателя.

На этом же этапе кандидата знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, локальными нормативными актами (ЛНА) по его работе (ст. 68 ТК РФ). Это, например, инструкции по охране труда и должностные инструкции.

Микропредприятия и некоммерческие организации, которые не разрабатывают ЛНА, включают все требования в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Шаг 2. Выдать кандидату направление на предварительный медицинский осмотр (ст. 220 ТК РФ, п. 9 Приказа Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н). Он обязателен для отдельных категорий работников, например:

• при поступлении на работы с опасными и вредными условиями труда, в том числе подземные работы;
• для сотрудников пищевых производств;
• для педагогов.

В направлении на предварительный медосмотр указываются должность (профессия), виды работ, которые будет выполнять сотрудник. Это нужно, чтобы оценить наличие или отсутствие у кандидата конкретных медицинских противопоказаний к трудовой деятельности.

Кроме медосмотров, для допуска к отдельным видам работ требуется обязательное психиатрическое освидетельствование (приложение 2 к Приказу Минздрава РФ от 20.05.2022 № 342н). Например, оно нужно водителям, работникам атомных станций, воспитателям.

Если по итогам медосмотра или психосвидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, то ему отказывают в трудоустройстве (ст. 69 ТК РФ).

Работодатель сообщает в СФР результаты предварительного медосмотра работника (пп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Это нужно, чтобы фонд правильно определил надбавки или скидки к страховому тарифу при страховании от «травматизма».

Шаг 3. Заключить трудовой договор с кандидатом. К документу есть обязательные требования:

• письменная форма;
• подписание обеими сторонами;
• наличие двух экземпляров — по одному для каждой из сторон;
• включение в договор обязательных сведений и обязательных условий (ст. 57 ТК РФ);
• передача экземпляра договора работнику, подтвержденная подписью на экземпляре работодателя.

Трудовой договор можно оформить в электронном виде. В этом случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя (УКЭП) и усиленной цифровой подписью работника (ст. 22.3 ТК РФ).

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу. В 2023 году это делать необязательно — достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства. 

Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям подписанного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.

Шаг 5. Сообщить в СФР о новом сотруднике. Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу работодатель направляет в фонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).

В предыдущем разделе мы рассказали об общем порядке трудоустройства. Но в трудовом законодательстве есть особенности приема на отдельные виды работ или отдельных граждан. Рассказываем про несколько частных случаев.

Прием на подземные работы

Кандидат до заключения трудового договора должен пройти проверку знаний, чтобы доказать соответствие квалификационным требованиям (ст. 330.2 ТК РФ). Та проводится в формах тестирования или экзамена в комиссии на предприятии.

Работодатель обязан:

• в течение 2 дней после приема заявления о приеме на подземные работы сообщить кандидату дату, время и место проверки знаний;
• в течение 7 дней провести тестирование или экзамен.

Результат проверки знаний сообщается кандидату незамедлительно (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 № 506).

Прием на работу бывшего госслужащего

Работодатель должен сообщать о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим по последнему месту его службы (ст. 64.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29). Это обязательно, если работник:

• занимал должности, указанные в п. 1 Указа Президента РФ от 21.07.2010 № 925;
• с момента его увольнения со службы прошло не более двух лет.

Сообщение направляется в течение 10 дней после заключения трудового договора. Требования к его содержанию и оформлению приведены в Правилах по Постановлению от 21.01.2015 № 29.

Прием временного работника

Трудовые договоры бывают срочные или заключенные на неопределенный срок. По общему правилу работодатель берет сотрудника на постоянную работу. Случаи, когда можно заключить срочный трудовой договор, приведены в ст. 59 ТК РФ. Она содержит закрытый перечень оснований, по которым сотрудника оформляют временно, а не постоянно.

Работодатели — субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 человек, а в сфере торговли или бытового обслуживания — до 20 человек, могут заключать срочные трудовые договоры со всеми работниками. 

В договоре с временным сотрудником нужно обязательно указывать срок действия, иначе он будет считаться постоянным (ст. 58 ТК РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Прием совместителя

Совместительство — это труд в свободное от основной работы время. Оно оформляется трудовым договором. Совместительство отличается от внутреннего совмещения, когда один работник выполняет трудовую функцию по нескольким должностям в одной организации в основное время.

Документы для трудоустройства:

• паспорт;
• документ об образовании, если к должности есть требования о специальной подготовке;
• справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на место с опасными или вредными условиями труда;
• разрешение уполномоченного органа юридического лица или собственника компании — основного работодателя, если по совместительству на должность руководителя принимается руководитель другой организации. 

Совместителями могут быть только лица в возрасте с 18-ти лет. Еще одно ограничение связано с условиями труда. Работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях (ст. 282 ТК РФ).

1. Работника можно принять по договору ГПХ или по трудовому договору. Гражданские правоотношения оформляют на выполнение разовой работы, которая не носит стабильный характер. Для постоянной деятельности заключают трудовой договор.
2. Если работник трудится неофициально, работодателя привлекут к административной ответственности. Также с него взыщут недоимку по НДФЛ и страховым взносам со штрафом в 40 %.
3. Трудовой договор можно заключать с лицами в возрасте от 16 лет. Для кандидатов моложе нужно согласие опеки и одного из родителей.
4. Кадровик перед трудоустройством должен проверить все ограничения по возрасту, полу, гражданству и медицинским противопоказаниям для занятия определенной должности. Если кандидат на вакансию под них попадает, то ему отказывают в трудоустройстве.
5. При приеме на работу кандидат предъявляет документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Кадровик не может требовать от него сведения, не предусмотренные трудовым законодательством.
6. Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. Приказ издают, если это установлено внутренними правилами работодателя.
7. Трудовой договор составляют в письменной форме, в двух экземплярах, один из которых нужно вручить работнику под подпись.
8. Трудовой кодекс предусматривает особенности трудоустройства для некоторых видов работ или категорий работников. Например, ИП с численностью до 35 человек могут принимать всех работников временно, а не постоянно. А перед заключением трудового договора на подземные работы кандидат должен пройти проверку знаний.