Проблемы

Факсимильная подпись: быть или не быть

Факсимильную подпись можно использовать в документообороте компании, но не везде и не всегда. Если же у вас акт подписан только таким способом, то рекомендовано получить документ с настоящей подписью, в противном случае, могут возникнуть проблемы.

Если мы берем отношения двух коммерческих компаний, то использование факсимиле (механического оттиска имитирующего собственноручную подпись) допустимо, если такая возможность предусмотрена в законе или соглашении сторон.

При отсутствии такого условия, документ, подписанный факсимильной подписью, не имеет юридической силы.

Также стоит учитывать последствия отсутствия документа подписанного «живой» подписью. Для некоторых категорий организаций это повлечет налоговые риски

Важно еще понимать, что даже при условии наличия соглашения об использовании факсимиле, необходимо получить оригинал подписанного документа. Если ваши первичные документы имеют факсимильную подпись, то вы не сможете подтвердить право на вычет по НДС. Законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов. При этом ранее, судебная практика имела обратную формулировку. Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 года по делу №А48-3632/2010 суд указал, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле.

Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности использования электрофотографического воспроизведения подписи руководителя с помощью средств механического или иного копирования при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от установленных правил.

Договоры и акты с факсимильной подписью как доказательство в суде

Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?

Закрывающие документы, которые направляются по электронной почте следует считать электронным образом (сканом), чем документом, подписанным факсимильной подписью, так как вы не всегда можете определить способ его подписания. Однако, такой документ может являться доказательством принятием работ заказчиком, только в том случае, если электронная почта отправителя указана в вашем договоре или соглашении. В противном случае, идентифицировать отправителя невозможно и документ не будет иметь юридическую силу

Кроме того, договором должно быть предусмотрено условие о электронном документообороте. В некоторых случаях, суд может не принять такой документ в качестве допустимого доказательства

Переписка с ответчиком и фотографии, на которые ссылается истец не подтверждают факта согласования дополнительных работ и их стоимости и не имеют юридической силы в качестве доказательств, так как договором не предусмотрен электронный документооборот между сторонами, возможность согласования дополнительных условий посредством электронной почты, как и предание электронной переписке юридически значимого документа.

Опишите проблему — мы предложим решение

Факсимильная подпись: быть или не быть

  • Анализ документов
  • Перспективы и риски
  • Рекомендации со ссылками на нормы права

4 900 ₽ 2 900 ₽ Факсимильная подпись: быть или не быть

  • Юридический анализ
  • Составление документов
  • Инструкции для самостоятельной подачи

9 900 ₽ 6 500 ₽ Факсимильная подпись: быть или не быть

  • Сбор доказательств
  • Исковое, возражения, ходатайства и подача в суд
  • Юрист на каждом заседании

от 25 000 ₽

+7-921-903-17-16

озвучьте проблему — я предложу решение

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии.

Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа.

Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Факсимильная подпись: быть или не быть

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

  1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
  2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
  3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании.

Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати.

В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи.

С одной стороны, это удобно (можно срочно подписать документ в отсутствие руководителя; да и ему самому это устройство поможет быстрее справляться с кипой бумаг, накопившихся для подписания).

С другой – это опасно (если не организовать работу на должном уровне, то потом будет сложно откреститься от подписи на «опасном» документе). Автор рекомендует определенный порядок изготовления факсимиле.

Объясняет, как закрепить перечень документов, на которые оно может быть проставлено, как назначить ответственных за хранение и использование факсимиле, как организовать их учет и контроль наличия, как уничтожить факсимиле уволенного сотрудника. При ответе на каждый вопрос автор демонстрирует образцы необходимых для оформления документов.

В первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала, основное внимание мы уделили способам регламентации работы с факсимиле, в т.ч. документированию этой рискованной, но порой необходимой процедуры.

Сейчас же предлагаем разобраться со вторым аспектом проблемы – определить перечень документов, на которых допустимо использовать факсимиле вместо собственноручной подписи без ущерба для юридической силы документа. Предлагаем начать рассмотрение с группы документов, подписываемых для заключения сделок.

Заключение сделки

Договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (это зафиксировано в п. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ1).

А в п. 1 ст. 160 ГК РФ говорится, что сделка должна быть подписана лицами, ее совершающими, или должным образом уполномоченными. Что это означает? Лицом, совершающим сделку, может быть физическое лицо, например, человек, покупающий недвижимость.

Читайте также:  Договор найма жилого помещения

А вот коммерческий директор, который подписывает этот же договор от лица инвестиционной компании, является уполномоченным этой организацией лицом. Отметим еще один важный момент: в п. 1 ст.

160 речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.

А вот в п. 2 ст.

160 ГК РФ уже указывается на возможность использования факсимиле, но при определенных условиях: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Арбитражный процессуальный кодекс2 тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ).

Следовательно, в гражданско-правовых отношениях допустимо использование факсимиле при подписании договоров в случае согласия на это всех сторон сделки. Теперь предлагаем разобраться, как подтвердить наличие у сторон сделки согласия на использование факсимиле.

Здесь следует сделать оговорку. По общему правилу сделки между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами должны совершаться в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Эта письменная форма может быть реализована двумя способами (п. 2 ст. 434 ГК РФ):

  • составлением одного документа, подписанного сторонами, либо
  • обменом разными документами, каждый из которых подписан одной из сторон сделки. Эти документы стороны могут направлять друг другу почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связью, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Подписание договора «между присутствующими»

Сначала разберемся с договором, составленным как один документ, который подписан всеми сторонами. Такой способ заключения договора традиционно именуется «между присутствующими» и является самым распространенным:

  • инициатор сделки направляет проект договора будущему контрагенту;
  • в случае согласия заключить договор на предложенных условиях контрагент подписывает этот проект;
  • после подписания обеими сторонами он приобретает статус заключенного договора.

Если договор составлен как один документ, то соглашение сторон об использовании факсимиле должно быть в нем четко зафиксировано. Например, в договор можно включить следующее положение:

Пример 11

Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише).

Если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.

Возможность проставления поддельных подписей на договорах никто не отрицает. Но вот использование поддельных факсимиле, думаю, многих приведет в замешательство. Такие случаи вполне реальны, хотя и достаточно редки.

Для установления идентичности собственноручной подписи используется графологическая экспертиза. В отношении клише, воспроизводящего подпись, проводят идентификационную экспертизу, в рамках которой эксперт с высокой степенью достоверности может установить, когда сделан оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише или использовались разные.

Следовательно, в целях минимизации рисков руководство компании должно получить подтверждение того, что контрагент использует одни и те же факсимиле. Это особенно важно, если, например, к договору поставки будут подписываться факсимильной подписью спецификации, суммы по которым могут достигать нескольких миллионов. В этом случае можно рекомендовать:

  • сам договор подписывать собственноручной подписью;
  • включить в договор таблицу с образцами собственноручных подписей должностных лиц, уполномоченных для подписания дополнений, изменений, приложений к договору, и образцами оттисков их факсимиле (см. Пример 12). Это позволит подписывать факсимильной подписью все вышеуказанные документы, что значительно ускорит документооборот между компаниями.

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Для этих целей в договор можно включить следующее условие:

Пример 12

Стороны договорились, что договор должен быть подписан собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного лица с каждой стороны, при подписании дополнений и изменений, включая спецификации к договору, стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи ­и факсимиле подписи в соответствии со следующими образцами:

Факсимильная подпись: быть или не быть

Стороны договорились информировать друг друга в 3-дневный срок в случае утери факсимиле или замены его на новое по различным причинам с последующей подготовкой дополнительного соглашения.

Какой текст об использовании факсимильной подписи включить в договор, в каждом конкретном случае должна решать сама организация. Нужно оценить объем документов, подлежащих подписанию собственноручной подписью, и рисков при использовании факсимиле.

Практика показывает, что организации чаще решаются применять факсимиле на договорах, заключаемых в массовом порядке, но сумма каждого из которых не столь значительна (например, договоры на оказание образовательных услуг).

При заключении же многомиллионной сделки лучше использовать собственноручную подпись или предусмотреть в договоре образцы собственноручной подписи и оттиска факсимиле.

Заключение сделки «между отсутствующими»

Теперь рассмотрим второй способ заключения сделки – посредством обмена разными документами.

Заключение сделки «между отсутствующими» предполагает не только пространственное удаление сторон друг от друга, но и разъединенность волеизъявления сторон во времени.

В этом случае нас будут интересовать письма, которые на практике являются довольно распространенным способом документального оформления оферты (предложения заключить сделку, см. Пример 13) и акцепта (согласия на предложенные условия, см. Пример 14).

Пример 13
Пример 14

Подобный обмен письмами является заключением договора поставки асбеста на согласованных условиях, который обязателен для исполнения обеими сторонами. Поэтому подобные письма должны подписываться собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица. Ведь в них отсутствует согласие на применение факсимиле.

Документом, играющим роль оферты, может являться и некая узкоспециальная форма. Довольно часто используют заявку, например, на участие в выставке. Акцептом в данном случае может служить подтверждение заявки. Обращаем внимание читателей на то, что данные документы также должны быть подписаны собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица.

«Знал бы где упасть, соломки бы подстелил»

Очень часто случается так, что, получив договор, подписанный контр­агентом, ответственный исполнитель сдает его в службу делопроизводства для оперативного хранения. При этом сотрудникам службы делопроизводства следует внимательно проверять договор. Наличие подписей и печатей – это еще полдела.

Если в договоре обнаружится факсимильная подпись, а в тексте будет отсутствовать формулировка, выражающая согласие сторон на использование факсимиле, то нужно «забить тревогу». Это значает, что в случае судебного разбирательства договор будет признан недействительным.

Обнаружив такой изъян, о нем необходимо проинформировать юридическую службу компании.

Этот изъян могут заметить не только сотрудники вашей организации, но и, например, нотариус, который откажется заверить нотариальную копию такого договора.

Хотелось бы предупредить читателей еще об одной опасности, которая подстерегает их при использовании факсимиле при подписании договоров.

Как уже отмечалось, факсимиле облегчает жизнь в том случае, когда нужно поставить подпись на документе во время отсутствия руководителя на рабочем месте. Но отсутствие отсутствию рознь.

Дело в том, что руководитель может находиться на совещании в вышестоящей организации на другом конце города, а может просто уехать в отпуск.

Находясь в очередном отпуске, служебной командировке или на больничном, руководитель не может исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

Поэтому использование факсимиле на договорах, дата подписания которых совпадает с очередным отпуском, служебной командировкой, временной нетрудоспособностью, может привести к непредсказуемым последствиям.

Судебная практика свидетельствует о том, что договоры, «подписанные» директором, находящимся в отпуске, довольно часто оспариваются. При этом такие договоры квалифицируются судами3 как «подписанные ненадлежащим лицом ­(неуполномоченным) лицом».

Но здесь следует помнить о том, что Гражданский кодекс РФ (ст. 183) предусматривает возможность заключения сделки неуполномоченным лицом, если совершенные им действия впоследствии будут прямо одобрены уполномоченным лицом. Таким одобрением может служить, например, фактическое исполнение обязательств по этому договору.

Пример 15

Договор поставки со стороны покупателя подписали при помощи факсимиле руководителя, находящегося в это время в больнице, по его устному распоряжению. Исполнением покупателем своих обязательств по данному договору может считаться оплата товара на расчетный счет поставщика или его фактическое получение по накладной.

Поэтому, проставляя факсимильную подпись руководителя на договоре, следует быть предельно осторожным и учитывать все возможные последствия.

Читайте также:  Регистрация брака с иностранцем за границей

Организационно-распорядительные документы

Попробуем разобраться, возможно ли подписание приказов, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов факсимильной подписью.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

Сейчас при оформлении организационно-распорядительных документов принято ссылаться на вышеуказанный ГОСТ Р 6.30-2003, который носит рекомендательный характер. Но мы вспомним еще два важных документа:

  • Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения (ЕГСД);
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Фрагмент документа

«Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения», одобренная Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике постановлением № 435 от 04.09.1973 г.

Факсимиле (факсимильная подпись) на документах: юридическая сила

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии.

Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа.

Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Когда использование факсимиле запрещено

В соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации счет-фактура должен быть заверен исключительно собственноручной подписью ответственных лиц (пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ).

Использование факсимильной подписи в данном случае строго запрещено.

Документ, заверенный неправильно, не позволит компании предъявить по нему суммы налога на добавленную стоимость к вычету и не будет иметь юридической силы.

Строгий запрет на использование факсимиле в соответствии с действующим законодательством РФ также распространяется на следующие типы документов:

  Переход на профстандарты – пошаговая инструкция

  1. Все виды доверенностей, в том числе и те, которые выдаются юридическими лицами.
  2. Документы, регулирующие трудовую деятельность граждан.

  3. Счета-фактуры и налоговая отчетность, о чем подробней подчеркивалось выше.
  4. Любые документы, которые имеют финансовые последствия, в том числе платежные поручения.
  5. Кассовые книги.
  6. Расходные ордера.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Факсимиле — от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов.

Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Также недопустимо применение штампа факсимильной печати в федеральных законах и других нормативных актах правового характера.

Что нельзя подписывать факсимиле

Многие серьёзные бумаги должен лично подписывать только тот человек, который имеет к ним отношение. Иногда разрешается, чтобы вместо него подпись поставил его представитель по нотариальной доверенности или документ был заверен усиленной электронной подписью. Эти действия позволяют удостовериться, что владелец подписи дал своё согласие на происходящее.

Доверия к факсимиле гораздо меньше, так как его «шлёпнуть» на документ может кто угодно. Поэтому некоторые документы подписать им нельзя, а именно:

  • доверенности Письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18‑0‑09/[email protected] «Об использовании факсимиле подписи» ;
  • платёжные и другие документы, имеющие финансовые последствия;

Использование факсимильной или электронной подписи при оформлении протоколов собраний участников общества и иных документов общества

В п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Требования к факсимильной подписи законодательно не закреплены. Как правило, это штамп, содержащий оттиск в виде подписи. При этом порядок применения электронной подписи регулируется соответствующим законом. Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 06.04.

2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению предоставляется именно участникам электронного взаимодействия, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Основным критерием использования электронной подписи является ее целевое назначение — как правило, подпись удостоверяет факт соответствия содержания документа, на котором она проставлена.

Однако электронная подпись удостоверяет не только соответствие содержания документа, но и его легитимность, которая в данном случае определяется посредством подтверждения полномочий лица, подписавшего соответствующий документ.

Факсимильная или электронная подпись имеют одно существенное отличие от рукописного варианта: с согласия владельца такой подписью может воспользоваться любое лицо, т.е.

сам факт применения подписи не является подтверждением того, что она совершена именно ее владельцем, а лишь указывает на то, что данное лицо правомочно совершить подпись на соответствующем документе, но факт ее совершения может быть исполнен иным лицом. 

Если участник общества или исполнительные органы общества решат применять факсимильную и/или электронную подпись на своих документах, то это необходимо оформить специальным актом, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле или электронной подписи, а так же должно быть назначено лицо, ответственное за хранение и использование такой подписи.

При этом, необходимо учитывать, что эти меры не защитят от возможности оспорить документ, содержащий факсимиле или электронную подпись, в случаях, когда его использование не предусмотрено законом, то есть вне соглашения между участниками документооборота.

Факсимильная подпись, например, на протоколе собрания участников общества или на решении единственного участника общества не будет легитимной для третьих лиц. То же касается приказов руководителя и иных локальных нормативных актов.

При рассмотрении спора в суде в отношении таких документов доказать фактическое наличие зафиксированных этим документом событий и решений будет невозможно без дополнительных доказательств, признаваемых законом допустимыми в каждом конкретном случае.

В большинстве же случаев само отсутствие подлинного документа будет расценено судом как отсутствие надлежащего доказательства.

Таким образом, при принятии решения об использовании факсимильного, электронного или иного аналога собственноручной подписи на документах, издаваемых участниками общества, его исполнительными органами и должностными лицами, необходимо давать оценку практической целесообразности такого использования.

  • Еще по теме
  • Путеводитель
  • Применение ККТ
Читайте также:  Полномочия генерального директора в ООО

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

Компания заключила договор с контрагентом, когда его генеральный директор был в отпуске. Договор за руководителя подписали с помощью факсимиле.

Позже контрагент оспорил сделку в суде и заявил, что руководитель не давал согласия на подписание договора. Суд встал на его сторону, и компания понесла убытки.

Читайте в статье, когда нужно использовать только собственноручную подпись уполномоченных лиц и как выиграть спор, если все-таки использовали факсимиле.

Согласуйте в договоре или доп. соглашении с контрагентом условие о факсимиле

Сделку должны подписать лица, которые ее совершают. Как правило, именно собственноручная подпись на документе идентифицирует личность лица, которое подписало договор. Стороны вправе прописать условие, что вместо собственных подписей будут использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или другого копирования.

Подпись факсимиле будет правомерной, если стороны в договоре или в отдельном соглашении, которое оформили не позднее даты заключения договора, установят возможность подписывать договор и другие первичные документы к нему с помощью факсимиле. В ином случае суд признает, что эти документы не имеют силы.

Пример: общество при декларировании товара на таможне представило дополнительное соглашение к контракту. В соглашении стороны указали, что допускают факсимиле подписей уполномоченных на заключение сделок лиц и оно будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись.

Среди документов, которые представили в таможню, были спецификации, счета-фактуры, доп. соглашения к контракту с подписями факсимиле.

Сотрудники таможни пришли к выводу, что стороны не подписали документы надлежащим образом, а значит, не согласовали стоимость товара. Поэтому таможенники скорректировали показатели стоимости с помощью метода по стоимости сделки с однородными товарами.

Общество оспорило решение таможенников в суде. Заявитель указал, что представил в таможню доп. соглашение, по которому документы можно оформлять с помощью факсимиле.

Суды на основе результатов экспертизы установили, что дата фактического подписания доп. соглашения не соответствует дате на документе: подписи выполнили позже. Доводы таможни о фальсификации доказательства подтвердились.

Таким образом, на момент ввоза товара доп. соглашение, которое предусматривало возможность факсимиле, еще не подписали. Условиями контракта и другими представленными при декларировании документами не была предусмотрена возможность подписи факсимиле. Три инстанции решили, что на момент ввоза товаров стороны контракта не согласовали цену сделки.

Документ подписан не собственноручно, а с использованием факсимиле

В другом деле суды признали, что заявление о расторжении договора аренды и акт приема-передачи имущества не соответствуют закону, так как документы подписали не собственноручно, а с использованием факсимиле. При этом соглашение об использовании факсимиле стороны не заключали.

Экспертиза показала, что оттиск круглой печатной формы от имени предпринимателя в заявлении нанесли другой печатной формой. Суды решили, что в материалы дела не представили доказательств волеизъявления арендатора расторгнуть договор.

Если стороны не заключили соглашение об использовании факсимильной подписи, не поможет даже оригинал оттиска печати. Например, стороны оформили отношения по поставке товара универсальным передаточным документом — УПД, который одновременно выполнял роль договора поставки и первичного учетного документа.

В суде выяснили, что подпись покупателя изготовили с использованием факсимиле, а печать на подписи настоящая.

Более того, согласно выводу экспертов, на УПД сначала поставили печать и подпись, а после напечатали текст. Этот вывод не смутил первую и апелляционную инстанции.

Они удовлетворили требования поставщика о взыскании долга по оплате товара, поскольку на УПД был оригинальный оттиск печати покупателя.

Кассация с нижестоящими судами не согласилась. Она указала, что в материалах дела нет доказательств, что стороны заключали соглашение об использовании в сделке факсимиле.

Кроме того, содержание УПД нельзя подтвердить подлинным оттиском, поскольку текст нанесли на бумагу после оттиска и подписи покупателя. Суд решил, что оттиск печати и подпись факсимиле сами по себе не подтверждают факт поставки товара по указанному спорному документу.

Ссылайтесь в случае спора на сложившуюся практику использования факсимиле

Суд может принять договор с факсимильной подписью в том случае, если стороны уже неоднократно ее использовали. То есть когда это обычная практика компаний в хозяйственной деятельности.

Пример: поставщик взыскивал с покупателя задолженность за поставленные товары. Покупатель возражал против требований и указывал, что первичные учетные документы нельзя расценить как надлежащие доказательства. На них есть факсимиле, но нет собственноручной подписи покупателя и заключенного соглашения об использовании факсимиле.

Три инстанции не согласились с доводами покупателя и удовлетворили исковые требования поставщика. Они указали, что соглашение об использовании факсимиле можно заключить путем неоднократного его использования стороной сделки, если другая сторона принимает исполнение и осведомлена, что контрагент использует факсимиле.

Суды поддержали практику применения факсимиле. Длительное и осознанное использование факсимиле стороной применительно к пункту 2 статьи 10 и пункту 4 статьи 1 ГК о добросовестном поведении лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита, нанесение которого на документ было в сфере ее контроля.

Эту правовую позицию можно распространить и на выдачу доверенностей, если их выдача с факсимиле вошла для компании в обычную хозяйственную практику в правоотношениях с контрагентами. Например, три инстанции указали, что проставление на доверенностях оттиска факсимиле, а не собственноручной подписи директора не противоречит закону и было обычной практикой, которую применяло общество.

Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах

Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.

Если компания отступает от этих правил, ей отказывают в применении налоговых вычетов. Суды в таких случаях поддерживают позиции налоговиков.

Также не стоит полагаться на факсимильные подписи, если доказываете в рамках налогового спора факты реальности выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров конкретным контрагентом. Налоговые органы и суды в таких случаях еще больше сомневаются в реальности взаимоотношений между налогоплательщиком и его спорным контрагентом.

Статья подготовлена с использованием материалов журнала «Корпоративный юрист»

Факсимильная подпись на документах

Факсимильная подпись в договорах, ТН или ТТН — случай распространенный. Действительно, если подписанта нет на месте или он вообще редкий гость на предприятии — что еще остается делать? Поставил факсимиле и все довольны.

Но как смотрят суды на документы, подписанные таким способом?

Факсимильная подпись — когда можно применять?

Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимильной подписи, если стороны в договоре согласовали использование факсимиле на документах.

  Что это значит? Что договор подписывается ЖИВОЙ подписью, а потом все последующие документы и доп соглашения по договору — с использованием факсимиле. Как видно, условие об использовании копии подписи предварительно нужно согласовать живыми подписями.

Обычно в договоре так и прописывают, что стороны пришли к соглашению, что такие то документы будут подписываться факсимиле.

Но, одно дело подписать акт сдачи-приемки, а другое дело — первичный учетный документ.

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст.

9 закона О бух учете к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н указывает, что первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: ……. личные подписи и их расшифровки.