Проблемы

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.  

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
  • УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

  • Статья: Как обманывают в договорах
  • Шаблоны распространённых договоров:
  • Шаблон договора об оказании услуг
  • Шаблон договора подряда
  • Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ.

На патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели, а остальные освобождены.

Посмотрите список в статье, там же вы найдёте информацию об отсрочке до 2021 года для ИП без сотрудников и полную инструкцию по переходу на онлайн-кассы.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя.

Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя.

 Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

  1. Шаблон накладной
  2. Статья: товарная накладная ТОРГ‑12
  3. В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью. Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Статья актуальна на 02.02.2021

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Что такое первичная документация и как с нею работать: расскажем о тонкостях создания, обработки и хранения «первички».

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

 Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 4 года. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг);
  • счет-фактура.

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Читайте также:  Возврат денег покупателю через банк

Вывод: договор нужен для сделок, по которым не выдается кассовый чек. Проследите за всеми условиями: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки, права и обязанности сторон, НДС, если есть.

Счет на оплату

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Вывод: счет — это фиксация цены и иногда срока оплаты. У него нет строгой формы, можно вводить свою. Подпись и печать на счете не обязательны, но помогают избежать лишних вопросов.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Вывод: платежные документы нужны для подтверждения факта оплаты, их важно сохранять.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Вывод: товарная накладная оформляется в двух экземплярах, закрепляется подписью ответственного лица и печатью обеих сторон. Товарный чек выдают покупателю в единственном экземпляре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Вывод: акт аналогичен накладной, но касается работ или услуг, его оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны и заверяют подписями и печатями сторон. 

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Вывод: счет-фактура нужен для контроля за движением НДС, его оформляют в пару к накладной или акту. Иногда такая пара заменяется универсальным передаточным документом — УПД.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. 

Попробовать бесплатно

Многие предприниматели начинают работать в Эльбе: она отлично подходит для новичков, к тому же бесплатна весь первый год. Но когда бизнес подрастает, возможностей Эльбы может не хватать. А если у вас торговля на УСН «Доходы минус расходы» или вы переходите на ОСНО, то вести полноценный учет удобнее в другом сервисе. Расскажем об аналоге Эльбы от Контура.

, Елена Космакова

У вас эффективный бизнес, и вы хотите расширяться за счет продажи франшизы. С чего начать и что ждет новичка на этом пути? Расскажем в статье.

, Елена Космакова

Многие предприниматели начинают с покупки франшизы — это хороший способ избежать массы рисков, с которыми связан любой стартап. И для начала стоит разобраться в понятиях: франчайзи, франшиза, франчайзер, франчайзинг. В статье разложим по полочкам термины и поясним, каким законам подчиняется франшиза и все, что с нею связано.

, Елена Космакова

Первичные документы для бухгалтерского учета

Первичные учетные документы бухгалтерского учёта – это соответствующим образом составленная и оформленная документация, которая подтверждает осуществление предприятием фактов хозяйственной деятельности. Под фактом понимают событие, операцию или сделку, которые влияют на движение денежных средств фирмы, её финансовое состояние или экономические результаты её работы.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Первичные учетные документы подтверждают совершение таких операций и оформляются при их проведении.

Кроме их применения в целях бухгалтерского учёта они также необходимы и для налогового учета, так как являются основанием для признания понесённых компанией расходов и позволяют правильно определить налоговую базу.

 Документы бухгалтерского учета также используются при судебных разбирательствах или спорах с контрагентами и клиентами. 

Законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» запрещено принимать к учету документы, если ними оформлены факты хозяйственной жизни, не имевшие места в действительности. Это в первую очередь относится к мнимым и притворным сделкам.

Общие требования к подготовке первичных учетных документов

Установленного законодательством исчерпывающего списка первичных бухгалтерских документов, обязательных для ведения субъектами хозяйствования, нет. Определять их объемы, виды и формы предприятие может само — это зависит от целей их применения. Регламентированы только бланки «первички» по кассовым операциям.

Предприятие может пользоваться стандартными формами, наличие которых, в том числе, предусмотрено в программах для ведения бухгалтерского учета, или создать бухгалтерские документы самостоятельно. Однако следует помнить, что для этой документации законом установлен набор необходимых реквизитов, без которых они не будут считаться правильно оформленными. К ним относят:

  • название документа, дата его составления;
  • наименование предприятия;
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • количественное (шт., уп. и т.д.) и (или) денежное выражение (рубли) сделки;
  • ФИО и подписи представителей контрагентов, осуществивших сделку, их должности и прочие данные для идентификации.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

  • Формы первичных учетных документов, которые будет использовать предприятие в своей деятельности, определяет руководитель предприятия и утверждает своим приказом.
  • Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
  • Первичный учетный документ может быть составлен:
  • —  на бумажном носителе
  • — в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Законодательством Российской Федерации или любым договором может быть предусмотрено представление первичного учетного документа контрагенту или в госорган на бумажном носителе. В этом случае организация обязана по требованию другого лица изготовить копии на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы также оговорены в законодательстве. Так, при исправлении в первичном учетном документе указывается дата исправления, ставятся подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, указываются их фамилии и инициалы. Могут быть указаны и иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Перечень первичных учетных документов, требуемый для сопровождения той или иной хозяйственной операции, зависит от её вида и может меняться.

Преимущественно его подготовкой и формированием занимается поставщик товара или услуги.

Поэтому в сделках, где ваша компания выступает покупателем, а значит юридическим лицом, которое несёт траты, уделите внимание проверке корректности составления первичной документации вашим поставщиком.

Виды первичных документов в бухгалтерском учёте

Как говорилось ранее, факты хозяйственно-экономической деятельности фирмы фиксируются посредством формирования первичной документации. В связи с этим выделяют такие её виды:

  • по объему фиксируемых данных – первичные, консолидированные;
  • по предназначению – бухгалтерские, директивные, исполнительные, БСО (бланки строгой отчетности);
  • по методу отображения информации – консолидированные, разовые;
  • в зависимости от места составления – внешние, внутренние;
  • по способу формирования – в бумажном виде, электронные.

Первичная документация в бухгалтерии: перечень

Работа с «первичкой» является одной из главных задач бухгалтерии, так как правильность оформления документации — это основание правомерности признания расходов и совершения вычетов, а также основа для корректного формирования налоговой базы. Чаще всего бухгалтерия работает со следующими первичными документами:  

  • хозяйственный договор с контрагентом*;
  • счёт-фактура* (форма утверждена постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 г.);
  • счёт на оплату* (законодательно бланк не утвержден);
  • товарная и товарно-транспортная накладная (ТТН), универсальный передаточный документ (УПД);
  • авансовые отчеты;
  • платежная документация, подтверждающая факт осуществления оплаты. К ней относят БСО, банковские платежные (требования и поручения) и кассовые (приходный и расходный ордера) документы;
  • бухгалтерские справки;
  • акт выполненных работ (предоставленных услуг) между заказчиком и исполнителем (преимущественно унифицированных бланков нет, однако, например, акт по строительным работам можно взять из формы, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ №100 от 11.11.1999г. либо создать его самостоятельно);
  • документы по фонду оплаты труда и расчета с персоналом;
  • документы учета основных средств;
  • путевые листы и другая первичка.
Читайте также:  Документы, необходимые при продаже дачи

*Такие документы как, например, хозяйственный договор, счёт-фактура и счёт на оплату, не являются самостоятельными документами первичного учета.

Так, в договоре с контрагентом фиксируются договоренности между сторонами — предмет сделки, права и обязанности, условия оплаты и поставки, санкции за нарушение положений договора и пр. Однако без подтверждающих актов (накладных, платёжных поручений и т.д.) сам договор в формировании учётных операций участвовать не будет.

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

В счёте отражают сумму, в которую продавец оценивает свой товар (услугу). Если он не будет оплачен покупателем, факт реализации товара не найдет своего отражения в перечне бухгалтерских операций. Поэтому счёт является скорее приложением к договору, нежели отдельным первичным документом бухучета.

Счёт-фактуру составляют для налоговых нужд — на его основании контрагент-покупатель получает право на вычет суммы НДС, которую предъявляет контрагент-поставщик. Однако, как и в случае с договором, отсутствие других подтверждающих операцию первичных учетных документов не дает оснований для признания издержек по конкретной сделке и их отражения в бухгалтерском учете.

Важно помнить, что первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте —это также часть системы налогового и управленческого учета. 

Первичные документы в разрезе этапов хозяйственной операции (сделки)

Каждая сделка предприятия осуществляется в несколько этапов. На первом контрагенты проводят переговоры и приходят к соглашению о сотрудничестве. Результатом консенсуса является подписание хозяйственного договора, в котором фиксируются достигнутые сторонами договоренности, и выставление счёта на оплату.

Правильным считается оформление каждой сделки отдельным договором. Однако чаще с постоянными контрагентами компании подписывают генеральное соглашение на однотипные операции. Ряд сделок не требует заключения договора в письменной форме. Так, к примеру, розничный договор купли-продажи является заключенным с момента вручения потребителю чека.  

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Счёт на оплату — это бухгалтерский документ, в котором продавец предлагает свою цену на продукцию. Кроме стоимости в нём указывают сроки оплаты, порядок поставки и другие необходимые условия. Однако этот документ не даёт поставщику право требовать с покупателя совершения платежа — он только фиксирует цену на товар или услугу. Согласием покупателя является акцепт счёта.

Второй этап – платежи по договору. Документами бухгалтерского учета, в зависимости от вида оплаты, будут:

  • кассовые, товарные чеки, приходные ордера и т.д. — при наличных расчётах;
  • выписки из расчётного счёта, платежки, заверенные обслуживающим банком — при оплате по безналу (эквайринг, расчёты посредством платёжных систем, электронные платежи и т.д.).

Завершающий этап сделки – поставка (получение) продукции (услуг). Документальное подтверждение данных фактов является обязательным. В противном случае налоговая не признает такую операцию состоявшейся, и налоговая база может быть изменена не в пользу предприятия. На этом этапе будут оформляться:

  • товарный чек — выписывается при реализации товара в рознице;
  • товарная, или товаро-транспортная накладная — подтверждает факт реализации товара по договору поставки и является основанием для его последующего оприходования контрагентом-покупателем, готовится в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон. Подписывается уполномоченными лицами сторон, отвечающими за поставку и приём товара;
  • акт выполненных работ — двусторонний первичный бухгалтерский документ. В нем представители сторон свидетельствуют соответствие исполненного объема работ (оказанных услуг) договорным условиям и сам факт совершения сделки.

В зависимости от договорённостей, второй и третий этап могут меняться местами, например в случае осуществления поставки товара на условиях отсрочки платежа.

Передача первичных учетных документов в бухгалтерию

Бухгалтерские учётные операции, в т.ч. признание издержек, реализации и пр., проводятся бухгалтером исключительно на  основании первичных учетных документов, предоставленных в бухгалтерию лицами, ответственными за их оформление.

Именно эти лица, а не бухгалтер несут ответственность за соответствие первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.  Поэтому сотрудникам предприятия, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и проводят работу с первичной документацией, следует своевременно предоставлять её в бухгалтерию.

Наладить документооборот помогает утверждение приказом руководителя порядка документооборота в компании и разработка памяток персоналу.

Бухгалтер в свою очередь имеет право в письменной форме требовать от ответственных лиц соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета. И ответственные за оформление первичных документов лица обязаны выполнять требования бухгалтера.

Сроки хранения

По общему правилу вся первичка в бухгалтерии должна храниться не менее пяти лет после отчетного года. Конкретные сроки хранения документов  устанавливаются Федеральным архивным агентством.

На протяжении установленного периода хранения, налоговая инспекция имеет право затребовать первичные документы на проверку у вас или у вашего контрагента.

 Действующие сроки хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации можно найти в Приказе Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236.

Санкции за отсутствие «первички»

Нарушение правил учета доходов и расходов, а также отсутствие первичных учетных документов чревато наступлением:

  • ответственности согласно ст. 120 НК РФ. Первичное нарушение карается штрафом в сумме 10 тыс. руб. Неоднократное нарушение, выявленное в нескольких периодах, чревато штрафом в 30 тыс. руб. Если такие действия компании привели к снижению налоговой базы, её оштрафуют на 20% суммы невыплаченных налоговых платежей, но не меньше чем на 40 тыс. руб.;
  • ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ — взыскание с должностных лиц штрафа в размере от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету.

Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции | Контур.НДС+

Основой учета являются первичные документы, которыми оформляются любые хозяйственные операции. В зависимости от того, чем занимается ИП — оказывает услуги, выполняет работы или продает товары — он оформляет свои взаимоотношения с покупателями и клиентами. Также в большинстве случаев он сам выступает в роли покупателя товаров и услуг, которые использует в своей предпринимательской деятельности. Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками должны быть соответствующим образом оформлены. Обо всем этом расскажем в сегодняшнем материале.

Типы документов

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

  1. Договор.
  2. Счет на оплату.
  3. Кассовый чек или иной документ об оплате (БСО, товарный чек).
  4. Товарная накладная.
  5. Акт выполненных работ, оказанных услуг.
  6. Счет-фактура.

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Что нужно знать о договоре

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

  1. Предмет, то есть то, в отношении чего заключается сделка. Например, договор на продажу определенного товара или на оказание какой-либо услуги.
  2. Стоимость предмета договора и порядок расчета.
  3. Права, обязанности и ответственность продавца и покупателя.
  4. Порядок, в соответствии с которым стороны могут внести изменения в договор, расторгнуть его и решить возникшие разногласия.
Читайте также:  Расторжение договора с застройщиком

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем.

Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия.

Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

Счет на оплату

На самом деле счет на оплату, скорее, удобный, нежели необходимый для учета документ. В нем содержится информация о количестве /объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет направляется покупателю — юридическому лицу или ИП — для оплаты «безналом», то есть через банк.

Форма счета может разрабатываться предпринимателем самостоятельно. Ниже предложена одна из возможных форм, которую довольно часто применяют субъекты бизнеса.

Скачать Счет на оплату

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, актОбразец счета

Кстати, существует документ, который объединяет в себе договор и счет на оплату. Он так и называется — счет-договор. По сути, это счет, в который внесены обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец представлен ниже.

Скачать счет-договор поставки товара

Скачать счет-договор оказания услуг

Первичные документы договор, счет, накладная, счет-фактура, актОбразец счета-договора

Документы о приеме платы

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами.

Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими).

Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек.

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2019 года.

Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию.

БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Налоговый кодекс устанавливает, что налогоплательщики на патентной системы могут не применять онлайн-КТТ, а вместо этого выдавать товарный чек (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Однако эта льгота не касается следующих видов деятельности на патенте:

  • парикмахерские и косметические услуги;
  • ремонт и техническое обслуживание бытовой радиоэлектронной аппаратуры, бытовых
  • машин и бытовых приборов, часов, ремонт и изготовление металлоизделий;
  • техническое обслуживание и ремонт авто- и мототранспортных средств, машин и
  • оборудования;
  • оказание автотранспортных услуг;
  • ветеринарные услуги;
  • проведение занятий по физической культуре и спорту;
  • оказание услуг по перевозке водным транспортом;
  • ведение охотничьего хозяйства и осуществление охоты;
  • занятие медицинской или фармацевтической деятельностью;
  • услуги по прокату;
  • розничная торговля, услуги общественного питания;
  • производство молочной продукции;
  • товарное и спортивное рыболовство и рыбоводство;
  • ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования.

Первичная документация онлайн — Идеальный Баланс

В 2013 году, в связи с отменой обязательного применения целого ряда форм первичной бухгалтерской документации, был введён в документооборот универсальный передаточный документ. УПД заменяет собой ряд учётных бухгалтерских документов (М-15,1-Т, ТОРГ-12, СО-1) и счёт-фактуру.

УПД содержит реквизиты, которые используются для оформления факта передачи товарно-материальных ценностей, с указанием НДС. Налогоплательщик может использовать данный  документ для заявления налогового вычета НДС, подтверждения затрат для исчисления налогов, в том числе и на прибыль.

Унифицированная форма УПД отражена в письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 и не является обязательной для использования.

ИП или руководитель организации может самостоятельно определить, какие именно формы использовать в документообороте.

УПД может одновременно использоваться вместе со счётом-фактурой и другими документами, подтверждающими передачу материальных ценностей.

Как выписывать УПД

Инструкция по заполнению унифицированной формы приведена в приложениях № 2 – 4 к письму ФНС № ММВ-20-3/96. В приложениях также указан перечень операций, для оформления которых можно использовать документ.

Прежде, чем приступить к заполнению документа, нужно определить его статус:

  • 1 – передаточный счет заменяет налоговый счёт-фактуру и бухгалтерский акт передачи (организация использует НДС).
  • 2 – документ выписывается только как накладная или первичный передаточный акт (для операций без НДС).

Статус УПД проставляется в верхней левой части бланка.

УПД 1. Заполнение бланка начинается с порядкового номера (регистрация согласно внутреннему документообороту) и даты заполнения документа. Далее вносятся реквизиты продавца/отправителя и покупателя/получателя:

  • Полное название организации (для ИП – ФИО).
  • Адрес (для ИП – адрес регистрации по месту жительства).
  • ИНН.
  • КПП (для юрлиц).

Во второй части документа указываются данные о товаре, услуге, выполненной работе или о имущественном праве:

  • Наименование.
  • Условное обозначение единицы измерения (литры, штуки, метры).
  • Код единицы измерения по ОКСМ.
  • № таможенной декларации (для импортных товаров).
  • Общее количество по наименованию.
  • Цена за единицу по наименованию без НДС.
  • Общая стоимость без НДС.
  • Сумма акциза (при наличии).
  • Ставка НДС.
  • Сумма налога по наименованию.
  • Стоимость с учётом НДС.
  • Название страны происхождения.
  • Код страны по ОКСМ.

Далее подсчитываются итоги по товарно-материальным ценностям или услугам:

  • Стоимость без НДС.
  • Сумма налога.
  • Стоимость с НДС.
  • В строке «Основание для приёма-передачи» указывается № и дата регистрации договора или соглашения, на основании которого выписан УПД.
  • В данных о транспортировке и отгрузке указывается транспортная накладная или другой документ, подтверждающий факт выдачи товарно-материальных ценностей.
  • Далее документ подписывают (с расшифровкой):
  • Руководитель и гл. бухгалтер организации или индивидуальный предприниматель (с указанием реквизитов о гос. регистрации ИП).
  • Лица, которые участвовали в отгрузке и приёме товара и составлении унифицированной формы документа.

В графе «Иные сведения о получении, приёме» нужно написать «Претензий нет».

УПД 2. Если документ выписывается в качестве накладной или передаточного акта, без учёта НДС, то в графах «Ставка НДС» и «Сумма налога по наименованию» ставятся прочерки.

Платёжное поручение

Платёжное поручение – это первичный документ, с помощью которого владелец расчётного счёта даёт распоряжение обслуживающему его банку  провести платёжные операции на другой указанный счёт. Таким образом, можно оплатить налоги и взносы, вернуть заем, выплатить работникам заработную плату, внести аванс, рассчитаться за услуги и пр.