Советы

Соласование штатного расписания с учредителем

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов.

Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Читайте также:  Навязывание услуг по телефону

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);

Как составить и утвердить штатное расписание

Штатное расписание должно быть у каждого нанимателя. Ведь в соответствии с этим документом заключается трудовой договор, который является основой трудовых отношений. Рассмотрим, как составить и утвердить штатное расписание в коммерческой организации.

Как составить штатное расписание

Законодательством не предусмотрены ни форма штатного расписания для коммерческой организации, ни порядок его составления, ни перечень сведений, которые должны в нем содержаться. Поэтому в такой организации форму, содержание и порядок составления штатного расписания наниматель определяет самостоятельно.

Кто составляет

Штатное расписание составляет специально уполномоченное на это должностное лицо.

Как правило, им является  экономист по труду, в чьи должностные обязанности (в соответствии с квалификационной характеристикой указанной должности) входит обязанность по составлению штатного расписания и внесению в него изменений.

В случае отсутствия в организации экономиста по труду разработкой штатного расписания могут заниматься другие сотрудники экономической службы при участии специалистов кадровой и юридической служб.

Кроме того, такую обязанность могут нести и иные работники. Так, если организация небольшая и в ней нет соответствующего подразделения, то вопросами составления штатного расписания могут заниматься, к примеру, инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер, секретарь.

На заметку
Возложение обязанностей по составлению штатного расписания, а также внесению в него изменений и дополнений на конкретного работника следует оформить должным образом: издать соответствующий приказ, внести соответствующие обязанности в должностную инструкцию этого работника.

В какой форме

При разработке собственной формы штатного расписания наниматель может брать за основу какую-либо из форм (в том числе действовавших ранее), предусмотренных законодательством для некоторых госорганов, бюджетных организаций. Например,  форму штатного расписания учреждений соцзащиты или  форму штатного расписания организации здравоохранения. В дальнейшем он может ее видоизменять применительно к своей организации, в том числе:

  • — добавлять новые графы;
  • — исключать графы, которые ему не нужны;
  • — переименовывать графы.
  • Какие сведения включить
  • В штатном расписании принято отображать, в частности, следующие сведения:

— организационную структуру нанимателя, т.е. перечень имеющихся в организации структурных подразделений. На наш взгляд, если в организации есть обособленное структурное подразделение, например филиал, то допустимо составить два штатных расписания: одно — для головной организации (без учета штатных единиц филиала), второе — собственно для филиала;

— наименования должностей и профессий.

Обратите внимание!
Наименования должностей и профессий работников должны полностью соответствовать квалификационным справочникам (ЕКСД, ЕТКС) (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК);

  1. — количество штатных единиц по каждой должности и профессии;
  2. — размеры тарифных ставок (тарифных окладов) для соответствующих штатных единиц;
  3. — дату введения в действие штатного расписания.
  4. Если в организации применяется тарифная сетка, разработанная и утвержденная в организации (ТС), то в штатное расписание помимо перечисленной выше, как правило, включается следующая информация:
  5. — размер тарифной ставки первого разряда;
  6. — разряд в соответствии с ТС;
  7. — тарифный коэффициент, соответствующий этому разряду;
  8. — тарифная ставка (тарифный оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки первого разряда и определенного тарифного коэффициента;
  9. — повышение тарифной ставки (тарифного оклада).

Обратите внимание!
Штатное расписание отражает должностной (профессиональный) состав организации. Персональные данные и сведения по работникам, числящимся на соответствующих должностях и работающим по определенным профессиям, в него не вносятся. Например, не указываются их Ф.И.О.

  • Дополнительно в штатное расписание могут включаться сведения о выплатах, которые отвечают одновременно двум требованиям:
  • — их размер в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину;
  • — они выплачиваются ежемесячно.
  • К таким выплатам, например, относятся доплаты за совмещение должностей служащих (профессий рабочих).

Указание информации о выплатах, имеющих переменный характер, таких как надбавки, премии, также возможно, но, на наш взгляд, нецелесообразно.

Те же премии, являясь вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности, выплачиваются, как правило, с установленной периодичностью в зависимости от выполнения определенных показателей.

Поэтому всякий раз изменение размеров таких выплат потребует внесения корректив в штатное расписание.

При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период устанавливается совмещение и т.д.

Обратите внимание!
Поскольку наличие в организации штатного расписания обязательно, оно должно быть оформлено на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами. Допускается одновременно применять штатное расписание в бумажной форме и в электронном виде. Однако вести данный документ только в электронном виде нельзя (приложение 20 к Инструкции по делопроизводству).

Как утвердить штатное расписание

Только составления штатного расписания недостаточно. Ему нужно придать юридическую силу.

Обратите внимание!
Для придания документу юридической силы необходимо наличие ряда обязательных реквизитов, таких как наименование организации и (или) структурного подразделения — автора документа, дата документа, регистрационный индекс, подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. При этом организации, которым разрешено не использовать печать, могут ее не проставлять (подп. 3.11 п. 3 Декрета N 7, п.

18 Инструкции по делопроизводству).

Как правило, придание штатному расписанию юридической силы происходит путем его утверждения. Именно с этого момента оно приобретает юридическую силу (ч. 2 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Утвердить штатное расписание можно двумя способами (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— посредством проставления уполномоченным должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи. Как правило, таким лицом является руководитель организации;

— путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения) об утверждении штатного расписания (далее — приказ).

Оба этих способа имеют одинаковую юридическую силу (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству). В обоих случаях штатное расписание должно содержать гриф утверждения. Он оформляется следующим образом.

Читайте также:  Оплата больничного на работе по совместительству

При использовании первого способа (утверждение штатного расписания посредством проставления уполномоченным должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи) гриф утверждения состоит (ч. 4 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— из слова «УТВЕРЖДАЮ»;

— наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие и т.д.) или сокращенное наименование организации. Например, «Директор общества» или «Директор ООО «Нева».

На заметку
Полное наименование организации включается в наименование должности лица, утвердившего документ, в следующих случаях (ч. 1 и 3 п. 19,  ч. 6 и 7 п.

52 Инструкции по делопроизводству):
— при утверждении документа руководителем вышестоящей организации;
— утверждении документа, составленного не на бланке организации.

Например, «Директор общества с ограниченной ответственностью «Нева»;

— собственноручной подписи этого должностного лица;

— расшифровки подписи;

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец | Полезное от «Мегаконсалт»

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника. Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе.

Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

  • ТК РФ в статье 15;
  • ТК РФ в статье 57;
  • Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

  • Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
  • Данные о структуре компании, если она имеется;
  • Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
  • Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
  • Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
  • Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени. Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов.

Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

  • Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
  • Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
  • Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
  • Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства. Санкции статьи 5.27 предусматривают:

  • Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
  • Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:

  • Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
  • Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

  • Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
  • В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
  • Нужно указать сведения о структуре компании;
  • Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
  • В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Наиболее простой вариант выполнить перечисленные требования — загрузить бланк формы Т-3 и заполнить имеющиеся графы. Хотя каждый руководитель негосударственной компании имеет право разработать и принять ШР по собственной форме.

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

  • В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
  • В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
  • Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
  • Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
  • Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
  • В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР. Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно.

Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения. После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки».

Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место. Другие особенности утверждения:

  • Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
  • Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
  • Ставить печать на ШР не нужно;
  • Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Изменения в «штатку» вносятся двумя способами:

  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Если изменения в документе минимальны, можно использовать второй вариант. В случае, если объем поправок велик, лучше составить и утвердить новый документ. Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время. Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР. «Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Форма штатного расписания Т-3 и образец заполнения документа приведены на скриншоте ниже.

Рассмотрим наиболее важные моменты:

  • Название компании, по которой составляется «штатка» указывается точно так, как записано в регистрационных документах, отправленных в налоговую службу;
  • В графе код ОКПО указывается 8 цифр, которые можно посмотреть в информационном письме, полученном из подразделения госстатистики, где проходила регистрация;
  • Первому Ш Р присваивается цифра 1, после чего обычно применяется сквозная операция документов по мере принятия новых версий;
  • В графе Дата указывается дата составления документа. Обратите внимание, что оно может быть введено в действие не в тот же день, когда составлено. Дата ввода в действие соответствует дате принятия приказа (либо отдельной дате, указанной в самом приказе);
  • В графе На период можно указать промежуток времени, в течение которого действует документ. Но так как законодательством предельный срок действия ШР не предусмотрен, графу можно не заполнять.
  • В графе Утверждено указываются реквизиты приказа руководителя, которым введет в действие текущий документ. Обратите внимание, что в этом же разделе документа у3казывается общее количество штатных единиц на предприятии.
Читайте также:  Увольнение с военной службы по контракту

После заполнения шапки вносятся сведения в таблицу. Особенности следующие:

  • В колонке 1 и 2 указывается название подразделения, а рядом — его код. Рекомендуется присваивать коды подразделениям так, чтобы по ним можно было понять порядок подчинения и составить представление о структуре организации.
  • В колонке 3 указывается название должности. Также нужно написать требуемый разряд, категорию сотрудника, уровень его квалификации. Нельзя применять сокращения при написании названий должностей.
  • В колонке 4 указывается количество единиц, предусмотренных штатом. Обратите внимание, что в некоторых случаях указываются неполные единицы. Например, когда работник будет работать на полставки и т. п.
  • В колонках 5−8 указывается размер оплаты труда с учетом надбавок.
  • В графе 9 указывается общая сумма оплаты труда, если указаны надбавки.

«Мегаконсалт» — комплексное

ведение кадрового делопроизводства

Не знаете, как составить штатное расписание на предприятии? Хотите получить консультации по ведению кадрового учета? Или передать его аутсорсинговой компании? Обращайтесь в «Мегаконсалт». Мы возьмем на себя оформление необходимых документов и обеспечим ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства.

Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»

Подписаться на нашу рассылку

Топ-8 ошибок при составлении штатного расписания

Скачайте образец приказа штатного расписания и чек-лист для самопроверки. Разберем главные правила

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

  • Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
  • Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

  • в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

  • Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

  • Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается.

Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

  • Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

  • Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера.

Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

  • Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица.

С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

  • Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе.

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

  • на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
  • на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

  1. Есть ли в организации штатное расписание.
  2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.

  3. На какой период утверждено штатное расписание.
  4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
  5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).

  6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
  7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками  (ст.

    22, ст. 132 ТК РФ).

  8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Скачать