Вопросы юристу

Оплата проезда из командировки

Последние изменения: Февраль 2021

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.

При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Оплата проезда из командировкиСогласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия. Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Компенсация транспортных расходов в командировке

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить
расходы сотрудника на проезд к месту командировки (статья
168). В пункте 11 другого нормативного документа —

Положения о служебных командировках — указывается,
что возмещаются и другие расходы, которые работник производит
с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список
транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы
и у командированных, и у бухгалтеров,
и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Как сказано выше, оплата дороги до места
командировки — забота компании. И некоторые могут
спросить: считается ли проезд в командировку
с момента посадки на поезд или в самолет или раньше?
Таким образом, должна ли компания оплатить сотруднику дорогу
до аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению о служебных командировках,
то пункте 12 уточняется, что в расходы
на проезд к месту командировки входит дорога
к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они
находятся за пределами населенного пункта. Сотрудник может
добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.
Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или
арендованном авто (каршеринг),
и их можно понять. Организация может компенсировать
сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты
экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение.
Разъяснение можно найти в Письмах Министерства
финансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршеринг
в командироке: можно ли использовать и как отчитаться

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику надо
получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгой
отчетности.
Список реквизитов, которые должны быть в квитанции.
Отправленный на имейл чек также подтвердит
траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию
с отчетом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день
от гостиницы ему нужно добираться до места проведения
работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок
и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте
разберемся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках
напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки
на городском транспорте во время командировки.

Однако
организация вправе прописать соответствующий пункт
во внутреннем документе — регламенте о командировках
или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной
налоговой службы России от 12 июля 2011 г.


ЕД-4-3/11246 «О порядке
признания отдельных видов расходов, связанных со служебной
командировкой работника».

Если говорить про такси во время командировки, то,
например, поездку от аэропорта к отелю и обратно
можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти
расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими
документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения
служебного поручения, то любая организация предпочтет, чтобы
сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил
на общественном транспорте. Другой вопрос, если
в населенном пункте с транспортом туго или рядом нет
остановок. Этот вопрос решается на усмотрение
работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может
разрешить сотрудникам с определенным статусом использовать
такси, заранее прописав это локальном нормативном акте —
регламенте о командировках.

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках,
постельные принадлежности включены в список возмещаемых
расходов по командировке. А вот дополнительное питание
в поезде, которое не входит в стоимость
билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены
суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане
прикладывать к авансовому отчету смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле
аварийного выхода. За выбор места в салоне многие
авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту
прихоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ,
в расходы на командировку включаются стоимость дороги
в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи,
включая плату за смену места в самолете. Выбрать
и оплатить конкретное сиденье в салоне можно
на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо
сдать вместе с авансовым отчетом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании
в выборе транспортного средства для проезда к месту
командировки. Таким образом, работник может отправиться
в командировку на служебном или личном автомобиле
(об использовании авто для рабочей поездки будет отдельная
статья).

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина
и технического обслуживания автомобиля во время поездки.
Для отчета о расходах командированному необходимо сохранять
чеки на топливо с автозаправок, а также чеки
на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы
на содержание служебного транспорта — если ссылаться
на подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ,
а также Постановление ФАС Северо-Западного округа
от 06.10.2011 г.

№А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ
от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404.

Если
использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать
споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше
по нормам, указанным в Постановлении
№ 92 от 08.02.2002 года.

* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка во время пандемии
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом
  • Какие
    документы нужны для командировки
Читайте также:  Утепление фасада МКД за счет средств фонда капитального ремонта

Оплата командировки и выходной день

Оплата командировки и выходной день

Нередко день отъезда или приезда работника в командировку выпадает на выходной или праздник. Также работник может «захватить» выходные дни непосредственно в месте командировки. У бухгалтера в такой ситуации возникает много вопросов.

Как правильно оплатить командировку в выходной день в 2021 году? Надо ли начислить суточные и средний заработок за время, проведенное в дороге в нерабочий день? Как оформить Табель учета рабочего времени? Как учесть оплату командировки в выходной день при расчете налогов? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Общие правила оплаты выходных дней командированному сотруднику регламентируются Трудовым кодексом и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках). В частности, там сказано, как выплатить суточные, и как оплатить работу, если сотрудник находился в месте командировки в выходной или праздничный день.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как рассчитать суточные за выходные дни в командировке

Согласно пункту 11 Положения о командировках, суточные надо платить за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Таким образом, сотрудник должен получить суточные за каждый календарный день командировки, включая дни, которые он провел в пути при проезде к месту командировки и обратно.

Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. На практике размер суточных обычно не зависит от того, за какой день они выплачиваются — рабочий, выходной или праздничный. А значит, расчет суточных за выходные дни в командировке ничем не отличается от расчета суточных за рабочие дни.

Чтобы определить, какую сумму должен получить работник, нужно умножить размер суточных, установленный в организации, на количество календарных дней командировки, отсчет которых начинается со дня отъезда и заканчивается днем приезда.

Правила определения дня отъезда и дня приезда установлены в пункте 4 Положения о командировках. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника.

День приезда из командировки определяется датой прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Как рассчитать средний заработок за выходные дни в командировке

В Положении о командировках прямо не сказано, надо ли оплачивать средний заработок за выходные или праздничные дни, на которые пришлась командировка. Оговорено лишь, что оплата труда командированного сотрудника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Однако из этой общей фразы можно сделать следующий вывод: начислять оплату за выходные и праздничные дни нужно только в том случае, если человек реально привлекался к работе в эти дни. А значит, если сотрудник, находясь в командировке, в выходные и праздничные дни отдыхает, то средний заработок за эти дни ему не выплачивается.

Если же работодатель решил, что командированный работник должен трудиться ежедневно, в том числе в выходные дни, то за работу в те дни, которые предназначены для отдыха, придется заплатить. Причем, в повышенном (как минимум — в двойном) размере.

Либо работнику нужно предоставить день отгула за каждый день, когда он трудился в свой выходной (при наличии его письменного заявления). Тогда сама работа в выходной день оплачивается в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ).

Конкретные размеры оплаты за работу в указанный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

С учетом сказанного, правило оплаты выходных дней в командировке такое: если сотрудник в эти дни отдыхает, оплата не производится.

Если же по решению руководства командированный сотрудник трудится в выходной или праздничный день, то этот день надо оплатить не менее чем в двойном размере, либо — по желанию работника — предоставить отгул (тогда работа в выходной день оплачивается в одинарном размере).

Рассчитывать «сложную» зарплату при разных системах оплаты труда Попробовать бесплатно

Как оплачивать выходные дни в пути

Часто у бухгалтеров возникают сложности с начислением оплаты за выходные дни, которые командированный работник провел в пути.

Такая ситуация может сложиться не только по решению руководства, которое так спланировало поездку сотрудника, но и непреднамеренно, например, из-за задержки или отмены рейса, болезни работника и т.п.

 Считаются ли дни, проведенные в пути, работой? Надо ли оплачивать их в двойном размере?

В Трудовом кодексе и в Положении о командировках нет ответов на эти вопросы.

Судьи и чиновники считают, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, оплачиваются согласно статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, если работнику не предоставляется другой день отдыха. Такие разъяснения содержатся в решении Верховного суда РФ от 20.06.02 № ГКПИ2002-663, в письмах Минтруда от 13.10.17 № 14-2/В-921 и Минфина от 21.02.20 № 14-1/ООГ-1110.

Таким образом, если работник убывает в командировку, или прибывает из нее, а равно находится в пути в выходной день (по графику командирующей организации), то это расценивается как привлечение к работе в выходной. А значит, этот день нужно оплатить в одинарном размере и предоставить отгул, либо оплатить в двойном размере. Рассчитывать оплаты за выходные в пути также правильнее не по среднему заработку, а исходя из установленной работнику системы оплаты труда.

Данные положения применяются с учетом упомянутых выше правил определения дня отъезда и приезда. Например, если работник отбыл в командировку в пятницу, и прибыл в место назначения не позднее 24.

00 этого же дня, то за субботу и воскресенье начислять оплату не нужно (если, конечно, он не будет в эти дни работать по указанию руководства). Но если поезд (самолет, автобус) убывает из места работы или прибывает в место командировки уже после 00.

00 субботы, то этот день придется оплатить (с предоставлением отгула или в повышенном размере).

По возможности планируйте командировки так, чтобы даты прибытия и убытия не приходились на выходные или праздничные дни.

Как отражать выходные во время командировки в Табеле

В Табеле учета рабочего времени каждый календарный день командировки отмечается специальным кодом (К или 06) без проставления количества часов. В том числе этот код указывается за выходные дни, на которые пришлась командировка (напомним, что обычно выходные дни помечаются в Табеле кодом В или 26).

Если сотрудник работал в командировке в выходной или праздничный день, то за этот день в Табель вносится дополнительный код РВ или 03. Количество часов работы вписывается только в том случае, если имеется распоряжение работодателя (по основному месту работы) с указанием количества часов, которые этот сотрудник должен отработать в конкретный выходной или праздничный день.

Что касается выходных (праздничных) дней, в которые работник находился в пути к месту командировки или обратно (в т.ч. если на праздник или выходной пришелся день отъезда или приезда), то они в Табеле отмечаются двойным кодом К/РВ или 06/03 без проставления количества часов.

Такие разъяснения по заполнению Табеля учета рабочего времени приведены в пункте 2 письма Минтруда от 14.02.13 № 14-2-291.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Учет командировочных расходов

Тот факт, что командировка «захватила» выходные или праздничные дни, никак не влияет на порядок учета соответствующих расходов, понесенных работодателем.
 

Суточные, начисленные за выходные дни (в т.ч. дни в пути, включая день отъезда и день приезда), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами по тем же правилам, что и суточные, начисленные за рабочие дни.

А именно: освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России, и в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 1 ст. 217, п.

 2 ст. 422 НК РФ).

Оплата, начисленная за выходные дни, в которые командированный сотрудник привлекался к работе, или находился в пути (в т.ч. за день отъезда или приезда), облагается НДФЛ и страховыми взносами точно также, как и средний заработок, начисленный за будние дни 

Для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда за выходной день в командировке, будет считаться последний день месяца, за который начислен этот доход.

Датой фактического получения дохода в виде суточных, выплаченных сверх необлагаемой нормы, является последний день месяца, в котором утвержден отчет о командировке. Удержать налог нужно при выплате (перечислении) соответствующих сумм (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы необходимо начислить одновременно с начислением заработка и сверхнормативных суточных в бухучете (п. 1 ст. 424 НК РФ).
 

Вся сумма оплаты командировки в 2021 году учитывается в составе расходов как при ОСНО (п. 6 ст. 255, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), так и при УСН (подп. 6 и 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В частности, в эту сумму включаются суточные за все дни командировки.

Также в нее входит заработок за работу в командировке в выходные и праздничные дни и за время, проведенные в эти дни в пути. Основанием для списания затрат будут Табель учета рабочего времени и документы о командировке (см.

«Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»).

С «закрывающими» документами по командировкам удобнее работать в «Контур.Travel» Посмотреть сервис

Все об учете командировочных расходов в 2021 году

Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.

Командировочные расходы на предприятии

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).

В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.

За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:

  • Проезд к месту командировки.

К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.

  • Проживание во время командировки.

Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.

Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.

На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.

Читайте также:  Снятие с регистрационного учета несовершеннолетних детей

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

  • Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

  • НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

  • должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
  • задач, поставленных в командировке;
  • места командировки и т. д.

Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:

Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.

Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.

Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).

При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом.

При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб.

в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

Суточные в командировке 2020: размер и расчет

Когда работодатель направляет своего сотрудника в командировку, будь то командировка в пределах РФ или поездка за границу, он обязан выплатить суточные за каждый день командировки.

Разберем, как считаются и выплачивают суточные.

Оплачивают ли суточные за выходные дни в командировке и можно ли суточные вообще не платить? Изменения и свежие новости учтены в данной публикации о размере и расчете суточных в командировке.

Также смотрите:

Самые частые вопросы, которые задают работники и работодатели на просторах Интернета, это:

  • Что такое суточные расходы в командировке?
  • Суточные и командировочные: в чем разница?
  • Платятся ли суточные за 1 день командировки?
  • Положены ли суточные в выходные дни в командировке?

Суточные (командировочные) или суточные при командировках – это дополнительные расходы работника по проживанию вне его места жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Что входит в суточные и командировочные расходы? В суточные расходы (или суточные при командировках) включают затраты работников на питание и подобные ежедневные нужды.

А вот расходы на проезд (в командировку и обратно домой) и проживание (например, в гостинице) оплачивают работнику отдельно.

Они не входят в командировочные расходы (суточные).

По трудовому законодательству работодатель должен выплачивать суточные в командировке:

  • за каждый день нахождения сотрудника в командировке (начисляют суточных в т. ч. за выходные и праздники, дни в дороге, дни вынужденной остановки);
  • дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Если же работник был направлен в командировку, но может оттуда возвращаться каждый день домой, в таком случае командировочные или суточные ему не выплачивают. Решение о ежедневном возвращении работника в каждом конкретном случае принимает руководитель, учитывая:

  • дальность места командирования;
  • транспортное сообщение;
  • цель командировки.
Читайте также:  Личный опыт: как получить налоговый вычет по ипотеке?

А вот суточные при разъездном характере работы выплачивают согласно ст. 168.1 ТК РФ, т. к. у таких работников постоянная работа идёт в пути.

Что касается срока выплаты суточных при командировке, то он законодательно не утвержден. Логичнее и правильнее выплатить командированному аванс на суточные расходы до начала его командировки.

В настоящее время максимальный срок командировки по России и за ее пределы не установлен.

Поэтому очень важно правильно рассчитать аванс на командировку, чтобы сотрудник не остался без денег в чужом городе или стране.

Размер суточных

Бухгалтеры и кадровики часто ищут информацию об отмене командировочных и суточных, постановление которое отменяет эти расходы. Такого постановления нет

Проезд работника к месту командировки и обратно

В случае направления работника в служебную командировку работодатель в силу ст. 168 ТК РФ обязан возместить работнику расходы по проезду.
1.

Облагается ли стоимость билетов НДФЛ с учетом того, что возмещение стоимости перелета работнику, направляемому в командировку в интересах работодателя, не подлежит налогообложению, поскольку является компенсацией его расходов, а не получением им дохода (п. 3 ст. 217 НК РФ)?
2.

Вправе ли организация в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно в указанных ситуациях?

Вопрос:

Работник организации направляется в служебную командировку. Командированный работник за свой счет остается в месте командировки после ее окончания еще несколько дней, в связи с чем дата окончания командировки не совпадает с датой, указанной в обратном билете.

Командирование работника экономически обоснованно и документально подтверждено.

Действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение даты окончания командировки и даты, указанной в обратном билете, в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно.

Сроки пребывания работника в месте командирования официально согласованы с руководителем. Затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте проведения командировки.

Другой работник организации по служебной необходимости отзывается из отпуска и направляется в служебную командировку. Работник не возвращается из отпуска в место постоянной работы, а вылетает в место командирования из текущего места нахождения.

После завершения служебного задания работник возвращается в то же место, из которого вылетел в служебное командирование.

При этом отзыв из отпуска в связи со служебной необходимостью и командирование сотрудника подтверждены соответствующими документами.

В случае направления работника в служебную командировку работодатель в силу ст. 168 ТК РФ обязан возместить работнику расходы по проезду.

1. Облагается ли в указанных случаях стоимость билетов НДФЛ с учетом того, что возмещение стоимости перелета работнику, направляемому в командировку в интересах работодателя, не подлежит налогообложению, поскольку является компенсацией его расходов, а не получением им дохода (п. 3 ст. 217 НК РФ)?

2. Вправе ли организация в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно в указанных ситуациях?

Ответ:

1. По вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, позже даты окончания командировки.

Пунктом 3 ст.

217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) предусмотрено освобождение от налогообложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 10 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) выходные дни и нерабочие праздничные дни — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

В случае если сотрудник организации в связи со служебной необходимостью отзывается из отпуска и направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается обратно в место проведения отпуска, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, поскольку ст. 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать работнику его расходы по проезду к месту командирования в случае его направления в служебную командировку.

2. По вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, позже даты окончания командировки.

Положениями ст. 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ.

При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

При отзыве в связи со служебной необходимостью сотрудника организации из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место проведения отпуска, с учетом положений п. 1 ст.

252 НК РФ об обоснованности расходов, учитываемых в целях гл. 25 НК РФ, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст.

264 НК РФ налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.

Основание: [T=51231;T=Письмо Минфина РФ от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545]

Подборка по материалам информационного банка «Финансист» системы КонсультантПлюс. Составитель Каширская Е.В.

Интересное

Оплата проезда из командировки

Последние изменения: Февраль 2021

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.

При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Оплата проезда из командировкиСогласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия. Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Компенсация транспортных расходов в командировке

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить
расходы сотрудника на проезд к месту командировки (статья
168). В пункте 11 другого нормативного документа —

Положения о служебных командировках — указывается,
что возмещаются и другие расходы, которые работник производит
с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список
транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы
и у командированных, и у бухгалтеров,
и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Как сказано выше, оплата дороги до места
командировки — забота компании. И некоторые могут
спросить: считается ли проезд в командировку
с момента посадки на поезд или в самолет или раньше?
Таким образом, должна ли компания оплатить сотруднику дорогу
до аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению о служебных командировках,
то пункте 12 уточняется, что в расходы
на проезд к месту командировки входит дорога
к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они
находятся за пределами населенного пункта. Сотрудник может
добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.
Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или
арендованном авто (каршеринг),
и их можно понять. Организация может компенсировать
сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты
экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение.
Разъяснение можно найти в Письмах Министерства
финансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршеринг
в командироке: можно ли использовать и как отчитаться

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику надо
получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгой
отчетности.
Список реквизитов, которые должны быть в квитанции.
Отправленный на имейл чек также подтвердит
траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию
с отчетом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день
от гостиницы ему нужно добираться до места проведения
работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок
и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте
разберемся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках
напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки
на городском транспорте во время командировки.

Однако
организация вправе прописать соответствующий пункт
во внутреннем документе — регламенте о командировках
или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной
налоговой службы России от 12 июля 2011 г.


ЕД-4-3/11246 «О порядке
признания отдельных видов расходов, связанных со служебной
командировкой работника».

Если говорить про такси во время командировки, то,
например, поездку от аэропорта к отелю и обратно
можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти
расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими
документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения
служебного поручения, то любая организация предпочтет, чтобы
сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил
на общественном транспорте. Другой вопрос, если
в населенном пункте с транспортом туго или рядом нет
остановок. Этот вопрос решается на усмотрение
работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может
разрешить сотрудникам с определенным статусом использовать
такси, заранее прописав это локальном нормативном акте —
регламенте о командировках.

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках,
постельные принадлежности включены в список возмещаемых
расходов по командировке. А вот дополнительное питание
в поезде, которое не входит в стоимость
билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены
суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане
прикладывать к авансовому отчету смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле
аварийного выхода. За выбор места в салоне многие
авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту
прихоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ,
в расходы на командировку включаются стоимость дороги
в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи,
включая плату за смену места в самолете. Выбрать
и оплатить конкретное сиденье в салоне можно
на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо
сдать вместе с авансовым отчетом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании
в выборе транспортного средства для проезда к месту
командировки. Таким образом, работник может отправиться
в командировку на служебном или личном автомобиле
(об использовании авто для рабочей поездки будет отдельная
статья).

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина
и технического обслуживания автомобиля во время поездки.
Для отчета о расходах командированному необходимо сохранять
чеки на топливо с автозаправок, а также чеки
на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы
на содержание служебного транспорта — если ссылаться
на подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ,
а также Постановление ФАС Северо-Западного округа
от 06.10.2011 г.

№А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ
от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404.

Если
использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать
споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше
по нормам, указанным в Постановлении
№ 92 от 08.02.2002 года.

* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка во время пандемии
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом
  • Какие
    документы нужны для командировки
Читайте также:  Утепление фасада МКД за счет средств фонда капитального ремонта

Оплата командировки и выходной день

Оплата командировки и выходной день

Нередко день отъезда или приезда работника в командировку выпадает на выходной или праздник. Также работник может «захватить» выходные дни непосредственно в месте командировки. У бухгалтера в такой ситуации возникает много вопросов.

Как правильно оплатить командировку в выходной день в 2021 году? Надо ли начислить суточные и средний заработок за время, проведенное в дороге в нерабочий день? Как оформить Табель учета рабочего времени? Как учесть оплату командировки в выходной день при расчете налогов? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Общие правила оплаты выходных дней командированному сотруднику регламентируются Трудовым кодексом и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках). В частности, там сказано, как выплатить суточные, и как оплатить работу, если сотрудник находился в месте командировки в выходной или праздничный день.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как рассчитать суточные за выходные дни в командировке

Согласно пункту 11 Положения о командировках, суточные надо платить за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Таким образом, сотрудник должен получить суточные за каждый календарный день командировки, включая дни, которые он провел в пути при проезде к месту командировки и обратно.

Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. На практике размер суточных обычно не зависит от того, за какой день они выплачиваются — рабочий, выходной или праздничный. А значит, расчет суточных за выходные дни в командировке ничем не отличается от расчета суточных за рабочие дни.

Чтобы определить, какую сумму должен получить работник, нужно умножить размер суточных, установленный в организации, на количество календарных дней командировки, отсчет которых начинается со дня отъезда и заканчивается днем приезда.

Правила определения дня отъезда и дня приезда установлены в пункте 4 Положения о командировках. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника.

День приезда из командировки определяется датой прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Как рассчитать средний заработок за выходные дни в командировке

В Положении о командировках прямо не сказано, надо ли оплачивать средний заработок за выходные или праздничные дни, на которые пришлась командировка. Оговорено лишь, что оплата труда командированного сотрудника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Однако из этой общей фразы можно сделать следующий вывод: начислять оплату за выходные и праздничные дни нужно только в том случае, если человек реально привлекался к работе в эти дни. А значит, если сотрудник, находясь в командировке, в выходные и праздничные дни отдыхает, то средний заработок за эти дни ему не выплачивается.

Если же работодатель решил, что командированный работник должен трудиться ежедневно, в том числе в выходные дни, то за работу в те дни, которые предназначены для отдыха, придется заплатить. Причем, в повышенном (как минимум — в двойном) размере.

Либо работнику нужно предоставить день отгула за каждый день, когда он трудился в свой выходной (при наличии его письменного заявления). Тогда сама работа в выходной день оплачивается в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ).

Конкретные размеры оплаты за работу в указанный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

С учетом сказанного, правило оплаты выходных дней в командировке такое: если сотрудник в эти дни отдыхает, оплата не производится.

Если же по решению руководства командированный сотрудник трудится в выходной или праздничный день, то этот день надо оплатить не менее чем в двойном размере, либо — по желанию работника — предоставить отгул (тогда работа в выходной день оплачивается в одинарном размере).

Рассчитывать «сложную» зарплату при разных системах оплаты труда Попробовать бесплатно

Как оплачивать выходные дни в пути

Часто у бухгалтеров возникают сложности с начислением оплаты за выходные дни, которые командированный работник провел в пути.

Такая ситуация может сложиться не только по решению руководства, которое так спланировало поездку сотрудника, но и непреднамеренно, например, из-за задержки или отмены рейса, болезни работника и т.п.

 Считаются ли дни, проведенные в пути, работой? Надо ли оплачивать их в двойном размере?

В Трудовом кодексе и в Положении о командировках нет ответов на эти вопросы.

Судьи и чиновники считают, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, оплачиваются согласно статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, если работнику не предоставляется другой день отдыха. Такие разъяснения содержатся в решении Верховного суда РФ от 20.06.02 № ГКПИ2002-663, в письмах Минтруда от 13.10.17 № 14-2/В-921 и Минфина от 21.02.20 № 14-1/ООГ-1110.

Таким образом, если работник убывает в командировку, или прибывает из нее, а равно находится в пути в выходной день (по графику командирующей организации), то это расценивается как привлечение к работе в выходной. А значит, этот день нужно оплатить в одинарном размере и предоставить отгул, либо оплатить в двойном размере. Рассчитывать оплаты за выходные в пути также правильнее не по среднему заработку, а исходя из установленной работнику системы оплаты труда.

Данные положения применяются с учетом упомянутых выше правил определения дня отъезда и приезда. Например, если работник отбыл в командировку в пятницу, и прибыл в место назначения не позднее 24.

00 этого же дня, то за субботу и воскресенье начислять оплату не нужно (если, конечно, он не будет в эти дни работать по указанию руководства). Но если поезд (самолет, автобус) убывает из места работы или прибывает в место командировки уже после 00.

00 субботы, то этот день придется оплатить (с предоставлением отгула или в повышенном размере).

По возможности планируйте командировки так, чтобы даты прибытия и убытия не приходились на выходные или праздничные дни.

Как отражать выходные во время командировки в Табеле

В Табеле учета рабочего времени каждый календарный день командировки отмечается специальным кодом (К или 06) без проставления количества часов. В том числе этот код указывается за выходные дни, на которые пришлась командировка (напомним, что обычно выходные дни помечаются в Табеле кодом В или 26).

Если сотрудник работал в командировке в выходной или праздничный день, то за этот день в Табель вносится дополнительный код РВ или 03. Количество часов работы вписывается только в том случае, если имеется распоряжение работодателя (по основному месту работы) с указанием количества часов, которые этот сотрудник должен отработать в конкретный выходной или праздничный день.

Что касается выходных (праздничных) дней, в которые работник находился в пути к месту командировки или обратно (в т.ч. если на праздник или выходной пришелся день отъезда или приезда), то они в Табеле отмечаются двойным кодом К/РВ или 06/03 без проставления количества часов.

Такие разъяснения по заполнению Табеля учета рабочего времени приведены в пункте 2 письма Минтруда от 14.02.13 № 14-2-291.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Учет командировочных расходов

Тот факт, что командировка «захватила» выходные или праздничные дни, никак не влияет на порядок учета соответствующих расходов, понесенных работодателем.
 

Суточные, начисленные за выходные дни (в т.ч. дни в пути, включая день отъезда и день приезда), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами по тем же правилам, что и суточные, начисленные за рабочие дни.

А именно: освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России, и в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 1 ст. 217, п.

 2 ст. 422 НК РФ).

Оплата, начисленная за выходные дни, в которые командированный сотрудник привлекался к работе, или находился в пути (в т.ч. за день отъезда или приезда), облагается НДФЛ и страховыми взносами точно также, как и средний заработок, начисленный за будние дни 

Для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда за выходной день в командировке, будет считаться последний день месяца, за который начислен этот доход.

Датой фактического получения дохода в виде суточных, выплаченных сверх необлагаемой нормы, является последний день месяца, в котором утвержден отчет о командировке. Удержать налог нужно при выплате (перечислении) соответствующих сумм (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы необходимо начислить одновременно с начислением заработка и сверхнормативных суточных в бухучете (п. 1 ст. 424 НК РФ).
 

Вся сумма оплаты командировки в 2021 году учитывается в составе расходов как при ОСНО (п. 6 ст. 255, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), так и при УСН (подп. 6 и 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В частности, в эту сумму включаются суточные за все дни командировки.

Также в нее входит заработок за работу в командировке в выходные и праздничные дни и за время, проведенные в эти дни в пути. Основанием для списания затрат будут Табель учета рабочего времени и документы о командировке (см.

«Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»).

С «закрывающими» документами по командировкам удобнее работать в «Контур.Travel» Посмотреть сервис

Все об учете командировочных расходов в 2021 году

Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.

Командировочные расходы на предприятии

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).

В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.

За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:

  • Проезд к месту командировки.

К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.

  • Проживание во время командировки.

Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.

Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.

На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.

Читайте также:  Оплата общего потребления электроэнергии

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

  • Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

  • НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

  • должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
  • задач, поставленных в командировке;
  • места командировки и т. д.

Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:

Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.

Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.

Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).

При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом.

При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб.

в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

Суточные в командировке 2020: размер и расчет

Когда работодатель направляет своего сотрудника в командировку, будь то командировка в пределах РФ или поездка за границу, он обязан выплатить суточные за каждый день командировки.

Разберем, как считаются и выплачивают суточные.

Оплачивают ли суточные за выходные дни в командировке и можно ли суточные вообще не платить? Изменения и свежие новости учтены в данной публикации о размере и расчете суточных в командировке.

Также смотрите:

Самые частые вопросы, которые задают работники и работодатели на просторах Интернета, это:

  • Что такое суточные расходы в командировке?
  • Суточные и командировочные: в чем разница?
  • Платятся ли суточные за 1 день командировки?
  • Положены ли суточные в выходные дни в командировке?

Суточные (командировочные) или суточные при командировках – это дополнительные расходы работника по проживанию вне его места жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Что входит в суточные и командировочные расходы? В суточные расходы (или суточные при командировках) включают затраты работников на питание и подобные ежедневные нужды.

А вот расходы на проезд (в командировку и обратно домой) и проживание (например, в гостинице) оплачивают работнику отдельно.

Они не входят в командировочные расходы (суточные).

По трудовому законодательству работодатель должен выплачивать суточные в командировке:

  • за каждый день нахождения сотрудника в командировке (начисляют суточных в т. ч. за выходные и праздники, дни в дороге, дни вынужденной остановки);
  • дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Если же работник был направлен в командировку, но может оттуда возвращаться каждый день домой, в таком случае командировочные или суточные ему не выплачивают. Решение о ежедневном возвращении работника в каждом конкретном случае принимает руководитель, учитывая:

  • дальность места командирования;
  • транспортное сообщение;
  • цель командировки.
Читайте также:  Герб России на одежде разрешат носить всем

А вот суточные при разъездном характере работы выплачивают согласно ст. 168.1 ТК РФ, т. к. у таких работников постоянная работа идёт в пути.

Что касается срока выплаты суточных при командировке, то он законодательно не утвержден. Логичнее и правильнее выплатить командированному аванс на суточные расходы до начала его командировки.

В настоящее время максимальный срок командировки по России и за ее пределы не установлен.

Поэтому очень важно правильно рассчитать аванс на командировку, чтобы сотрудник не остался без денег в чужом городе или стране.

Размер суточных

Бухгалтеры и кадровики часто ищут информацию об отмене командировочных и суточных, постановление которое отменяет эти расходы. Такого постановления нет

Проезд работника к месту командировки и обратно

В случае направления работника в служебную командировку работодатель в силу ст. 168 ТК РФ обязан возместить работнику расходы по проезду.
1.

Облагается ли стоимость билетов НДФЛ с учетом того, что возмещение стоимости перелета работнику, направляемому в командировку в интересах работодателя, не подлежит налогообложению, поскольку является компенсацией его расходов, а не получением им дохода (п. 3 ст. 217 НК РФ)?
2.

Вправе ли организация в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно в указанных ситуациях?

Вопрос:

Работник организации направляется в служебную командировку. Командированный работник за свой счет остается в месте командировки после ее окончания еще несколько дней, в связи с чем дата окончания командировки не совпадает с датой, указанной в обратном билете.

Командирование работника экономически обоснованно и документально подтверждено.

Действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение даты окончания командировки и даты, указанной в обратном билете, в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно.

Сроки пребывания работника в месте командирования официально согласованы с руководителем. Затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте проведения командировки.

Другой работник организации по служебной необходимости отзывается из отпуска и направляется в служебную командировку. Работник не возвращается из отпуска в место постоянной работы, а вылетает в место командирования из текущего места нахождения.

После завершения служебного задания работник возвращается в то же место, из которого вылетел в служебное командирование.

При этом отзыв из отпуска в связи со служебной необходимостью и командирование сотрудника подтверждены соответствующими документами.

В случае направления работника в служебную командировку работодатель в силу ст. 168 ТК РФ обязан возместить работнику расходы по проезду.

1. Облагается ли в указанных случаях стоимость билетов НДФЛ с учетом того, что возмещение стоимости перелета работнику, направляемому в командировку в интересах работодателя, не подлежит налогообложению, поскольку является компенсацией его расходов, а не получением им дохода (п. 3 ст. 217 НК РФ)?

2. Вправе ли организация в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно в указанных ситуациях?

Ответ:

1. По вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, позже даты окончания командировки.

Пунктом 3 ст.

217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) предусмотрено освобождение от налогообложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 10 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) выходные дни и нерабочие праздничные дни — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

В случае если сотрудник организации в связи со служебной необходимостью отзывается из отпуска и направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается обратно в место проведения отпуска, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, поскольку ст. 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать работнику его расходы по проезду к месту командирования в случае его направления в служебную командировку.

2. По вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, позже даты окончания командировки.

Положениями ст. 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ.

При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

При отзыве в связи со служебной необходимостью сотрудника организации из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место проведения отпуска, с учетом положений п. 1 ст.

252 НК РФ об обоснованности расходов, учитываемых в целях гл. 25 НК РФ, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст.

264 НК РФ налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.

Основание: [T=51231;T=Письмо Минфина РФ от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545]

Подборка по материалам информационного банка «Финансист» системы КонсультантПлюс. Составитель Каширская Е.В.